24．去掉不必要的會議(1)

多開會的弊端成功的企業領導人，不會輕易去參加會議，他們有選擇地參加那些效益最高的會議。他們處理會議通知的態度，一般是冷處理，他們一般會回答：“我的時間非常有限。我的精力與專註一定得有效而精準地使用，不管是顧客，還是我的股東與職員。”大多數高級主管對他們的日程安排，一般都不講什麼情面，而是冷麵無情地嚴加控制，從而給自己足夠的時間去完成高價值的活動，以便給公司帶來最大限度的利潤。無論自己的周遭有多少危機，自己必須專註如一地瞄準目標，這是所有高效管理者所擁有的特殊才能。那麼，很多人可能就會這麼想：“那些管理者對他們的事務、會議安排能夠如此冷麵無情，是因為他們是公司的大頭，他們完全可以用‘不’來謝絕別人，而我卻不能這麼做！”其實，有許多領導者，當他們回答自己如何控制工作量以及如何運用時間，並如何管理自己的工作日程時，最普遍的反應會是這樣：首先，做自己所有的事情時，始終將自己的注意力集中在最能引起自己注意的事情上。其次，是某一位高效能的領導影響了自己，使自己決心開始改變……再次，痛苦的教訓使他明白，他必須注意到需要再開始……接着，就開始敘述自己遇到的那個慘痛教訓。那些最受人尊敬的高層管理者，早在他們有威望之前，就已經開始嚴格控制自己的日程安排表了，而明日的領袖現在也已經在做同樣的事了。你是否仿效了他們呢？事實上，我們的時間與精力都極其有限，所以非常有必要選擇何時何地去投入我們的經驗、知識、熱情與活力，並決定自己投入多少。成功者比現在大多數人的精明之處，就在於他們有一套行之有效的時間與精力的投資組合。有選擇地去參加會議，是以投資者思維去思考工作的第一步。現在開始簡單工作有選擇地參加會議將為你的個人發展起到莫大的作用，為此，我們必須精簡我們的會議工作。簡單工作的方法是：第一，將一個數字記在心頭，這個數字是１４４０。１４４０表明你在一天的時間裏一共擁有的分鐘數。這個數字任何人都無法改變，也不會把這數字帶到第二天。你決定是否參加任何會議時，都應該想到這個數字。不論你推掉浪費時間的會議有多麼不地道，或需要多大勇氣，如果你去了，就等於選擇了浪費三十、六十或九十分鐘以至更多。接下來，步驟２至３會要求你作棘手的抉擇。一天結束時，有哪個會議是會毀掉你的事業前途，或讓你平步青雲的？你應該關心的是：“我還可以怎樣更有效運用這段時間？”第二，如果你現在跟絕大多數人一樣接受所有的會議，那就應該換個過濾網，對你要參加的會議進行嚴格篩選。一個公司的職員去開會，他們大多都認為“這個會議我必須參加”。而在一般人看來，只要員工想繼續在公司效力的話，那他應該去參加老闆召開的所有會議，這樣才能博得老闆的好評。一旦不聽話，不去參加他們應該參加的會議，那毫無疑問會毀壞自己的職業前途。但事實上，如果一個職員竭盡全力去參加所有會議，包括老闆或高層決策者召開的會議，就自然會佔用做其他事務的時間，從而可能無法完成全部工作。這種“有會必到”的老老實實的開會觀念，在高效率的團隊經營中已經過時了，應該加以修正。當你面臨每一個會議通知時，必須對自己提出以下三個問題：首先，在這個會議中你能夠獲得什麼有價值的東西，即“會議的投資報酬率”如何？其次，自己在這個會議上是否重要，也就是說為自己的團隊、公司或顧客會帶來什麼？最後，自己如果不去參加會議，是否會給公司在以後的日子裏帶來什麼無法估量的損失？一個人的時間和精力都十分有限。無論是自己的老闆、同事、顧客，還是自己的家人，都想與你共享你的時間與精力。自己在公司面臨的每一個開會通知時，都是自己對個人時間分配的一個重要選擇，這就是為什麼一個職員必須將“按照慣例，我應該參加”的想法拋之一邊，為什麼要拋棄盲目的義務的真正原因。職員針對這種情況，必須進行會前評估，再決定出席與否。這些評估價值當然包括：自己可以獲得的價值、自己為別人提供的價值等。第三，讓自己習慣性地對自己提出上述三個問題。有些人應用一種等級表，來評估每一個會議通知。這種方法用１－５依次表示從會議收穫的重要與否，１表示獲得的價值最低，５表示獲得的價值最高。如果覺得這種方法對自己適用，就毫不遲疑地去用它。或許這種方法有些過於極端，那就可以用其他一些比較簡單的方式。可以首先過濾自己的所有會議，理清這些會議是“誰”發出的邀請，弄清自己是通過什麼方式知道的，是電子郵件，或者是電話，還是在前一個會議結束時約定的。也可以給自己一個提醒工具，即把第二步驟的這三個問題撕下來，貼在你看得到的地方，例如電腦上、筆記本內、電話機旁等等。