24．去掉不必要的會議(2)

然後，靜靜地想一下。這時，如果你正好在使用電腦，或是在使用電話，就可以一面對這三個問題進行思考，一面進行回復。在會議中，當別人紛紛拿出他們的“日程表”或記事本時，只要看看筆記本上的這三個問題，那參加會議的次數就會立刻減少下來。思考之後，就可以回答別人“好的，我會參加你們的會議”，或者“不，我沒法參加你們的會議”。如果真的能夠持續運用這三個步驟，只要堅持一個月，就會發現自己應該出席的會議的確減少了１０％至３０％。如果更長一點時間，比如堅持六個月下來，會議甚至會減少到３０％至５０％。第四，根據自己的日常習慣判斷。在日常工作中，一個職員總有一些沒有借口與理由拒絕而必須出席的會議。是的，在處理公司領導召開的會議時，必須更小心謹慎地運用這三個步驟，即使是應用了這三個步驟，已經自問了這三個問題，告訴自己不要去參加這個會，有時也難免會有例外的情況。第五，如果有一些會議必須參加，那就學會運用以內容清楚的原則來處理。以下五個問題有助於你從會議中滿載而歸：１、這次會議可以幫自己解決目前工作中的哪些問題；２、列出下一步行動，看是否可以列出我們接下來立刻要做的事情；３、必須對會議有期望目標，自己期望能達成什麼樣的目標；４、必須搞清自己如何才能完成目標，必須搞清哪些工具與資源可以使用；５、搞清這次會議對於團隊達成目標有何幫助，將如何幫自己更接近目標。對於那些固定的會議自己能夠回絕的就堅決回絕。定期要開例會或更糟的周會，議程通常都是為了彌補這一固定的“空檔時間”，所以自己的辦法就是先答應下來，回答別人自己“暫定參加”，等自己實際看到會議議程后，再決定參加還是回絕。