5.3 【人事】樹狀圖：各部門在職人數

5.3

【人事】樹狀圖：各部門在職人數

5.3.1人事數據的特點

人力資源管理涉及的領域眾多，包括人才的選用育留。人事檔案數據又涉及員工信息的方方面面，如員工編號、姓名、身份信息、任職部門信息、就職/離職情況、薪酬情況、培訓情況等。可以說，它是員工信息管理的基礎數據庫。在日常的人事管理工作中，常常需要根據不同的維度，對人員結構進行不同剖面的分析，如年齡結構、學歷結構、各部門人員數量、流程情況等。在常規柱形圖的數量對比分析基礎上，還可以採用其他幾種個性化的對比圖來增加圖表設計的美感和豐富性。

5.3.2樹狀圖的應用

Excel2016新增的樹狀圖非常適合展示數據的比例和數據的層次關係，它的直觀性和易讀性是其他類型的圖表所無法比擬的。比如用它來分析各個部門的人數，可以說一目了然。

①打開示例文件，選中數據源中的A1：B6單元格區域，單擊【插入】選項卡，選擇【圖表】中的【樹狀圖】（見圖5-13）。

圖5-13

②配色的修改。單擊【設計】選項卡，在【圖表樣式】中選擇【更改顏色】，之後選擇任意一個系列顏色進行修改。

此外，樹狀圖還能夠根據一二級從屬類別的不同進行分級展示。比如，在部門的上級，再增加一級中心級別，將數據源修改為部門與中心的從屬關係數據表，其後按照如下步驟進行操作。

①選中數據源區域，單擊【插入】選項卡，在【圖表】中選擇【樹狀圖】（見圖5-14）。

圖5-14

②如要突出顯示中心名稱，則設計圖表為【中心】顯示方式。選中圖表區域，單擊鼠標右鍵，選擇【設置數據系列格式】，之後在右側的【設置數據系列格式】窗格中，選擇【系列選項】下面【標籤選項】中的【橫幅】選項。

5.3.3旭日圖的應用

Excel2016新增的旭日圖也和樹狀圖一樣，適合展示數據的比例和數據的層次關係，它比較直觀和易讀。因而在【插入】選項卡下的圖表分類中，它和樹狀圖被劃分在同一子圖表組中。

在數據源中，需要按照中心、部門、組、客戶經理、銷售員這樣5個級別來呈現各單位人員的構成數量時，採用“旭日圖”進行製作，操作步驟如下。

①選中數據源區域，單擊【插入】選項卡，在【圖表】中選擇【旭日圖】。此時Excel默認生成了一個規範的旭日圖，並且是按照部門級別從高至低依次展開的。需要注意的是，能夠自動生成這樣的旭日圖，是因為在圖表數據源中，我們已經按照部門級別的高低將人員數量分列到具體的每行數據中去了。

提示：在實際業務中，可以通過人員基礎檔案的數據源構建一份數據透視表，將中心、部門、組、客戶經理、銷售員這5個級別的字段均放置在行標籤中，然後以【表格佈局】→【重複所有標籤項】的方式進行列示。之後對應生成數據透視圖即可（見圖5-15）。

圖5-15

②圖表的美化。選中“技術研發中心”第一個圓環，將顏色修改為黑色，將右半圓環修改為藍色（見圖5-16）。

圖5-16

5.3.4南丁格爾玫瑰圖的應用

南丁格爾玫瑰圖是弗洛倫斯·南丁格爾發明的，又名極區圖。說起南丁格爾，她更被人所熟知的身份是英國護士。她是世界上第一位真正的女護士，開創了護理事業。“5·12”國際護士節就是為了紀念這位近代護理事業的創始人而設立的。此外，她還是一位統計學家。出身於上流社會的南丁格爾，在克里米亞戰爭期間得知英國士兵的死亡率高達42%時，便極力向英國軍方陳情以爭取在戰地開設醫院。此外，她還主動請纓去戰地醫院護理傷病員。在此期間，她翻閱並分析了某些軍事檔案，並用一種圓形圖來展示自己的分析結果。

為了讓自己的分析結果更引人注意，她將圖表表現得色彩繽紛，讓人印象深刻。南丁格爾將這類圖昵稱為雞冠花圖，用以表達醫院季節性的死亡率。這種圖表就是南丁格爾玫瑰圖的前身。這種圖表打動了當時的高層人士，包括軍方人士和維多利亞女王本人。於是，南丁格爾的醫事改良提案得到了不少人的支持。其優缺點及適用場合如下。

·優點：這可在一個圖表中集中反映多個維度方面的百分比構成數據。其幅面小，信息量大，形式新穎，引人注目。

·缺點：這是一種非常見的圖表形式，多數人不易看懂。圖形存在誤導因素，同樣的半徑長度越往外面積越大，但實際會以長度代表數值。

·適用場合：適合書面研讀，為炫技而用。其適合用作商業雜誌、財經報刊等媒體的

信息圖表；傳統工作場合要慎用，可能會給人留下用力過猛、炫技、誇張的感覺。網站上有很多Excel插件，可以一鍵生成這樣的玫瑰圖，比如EasyCharts。本書側重於了解每個圖表的製作方法和企業級應用場景的介紹，所以不做過多關於插件類功能的講解。因為每一個插件的加載只適合單台計算機的使用，所以，如果你將加載了插件繪製的圖表發給其他人，則該圖表在他人的計算機中往往會因為缺少插件而無法正常顯示。

南丁格爾玫瑰圖與旭日圖的區別在於，它是以幅向高度的大小代表數據值的大小。下面以Excel為基礎平台，講解南丁格爾玫瑰圖的製作方法。操作步驟如下。

①構造輔助列。根據部門數的多少構造同樣數量的輔助源，即輸入同等數量的1。選中輔助列作為數據源，單擊【插入】選項卡，在【圖表】中選擇【餅圖】→【圓環圖】。

②根據各部門中人數的最大值，依次構建多重圓環。由於示例文件中部門人數的最大值為10，因此需要構造幅向為10的圓環，複製輔助源，在圖表區域中進行連續粘貼。

③刪除【圖表標題】和【圖例】，選中圖表區域，單擊鼠標右鍵，選擇【設置數據系列格式】，在右側的窗格中將【圓環圖內徑大小】修改為8%。選中其中一個圓環圖，將其邊框修改為無線條。然後依次選擇其他圓環，進行相同設置。說明：可以使用快捷鍵F4，快速重複上一操作，提高其他圓環的美化效率。

④依次設置各部門的圓環圖填充顏色。以“管理部”為例，其部門人數為5人，將其從內至外的5個圓環像花瓣幅度一般設置填充為淡藍色；5環以外的其他圓環色修改為白色或無色。設置完成以後可見，管理部以多個同心圓環圖中同一輔向輪數的多少表示具體的人數（見圖5-17）。

圖5-17

⑤同理，進行其他部門人數的輔向輪數顏色的美化設計。最終效果如圖5-18所示。

圖5-18

5.3.5不等寬柱形圖

眾所周知，二維柱形圖僅能夠承載X、Y兩個維度的數據。比如：X軸羅列各部門名稱，Y軸柱形圖的高低表示這些部門的人數或平均工資的不同。而在一張二維圖表中是否可以增加一個維度，從而將三組數據信息都加載到同一張圖表中呢？答案是肯定的。如圖5-19所示，除了在X軸羅列各部門名稱，在Y軸柱形圖的高低表示各部門平均工資的高低以外，基於柱形圖的寬度還增加了一個人員數量多少的變量值。人員數量越多，該部門的柱形圖寬度越寬；人員數量越少，該部門的柱形圖寬度越窄。這樣通過調整柱形圖寬度的方式，增加商務圖表承載信息量的圖表，我們稱之為“不等寬柱形圖”。

繪製不等寬柱形圖的方式主要有兩種：用散點圖製作、用多組柱形圖製作。

而使用多組柱形圖製作的方法，能夠在不同的柱形圖區域填充各類不同的顏色、效果，應用更加廣泛，也比較易於理解。其本質上還是構建了多個相同寬度的柱形圖，只是根據部門人數的不同，設置數據條顏色的區分設置。其創建的核心要點是，要構建出隨數據源變化而自動變化的繪圖數據源（見圖5-19）。

具體操作步驟如下。

①構造輔助表。在A8單元格中輸入“起始行號”，表示各個部門的人數，是從數字幾開始填充的。比如：營銷部門在管理部門的5個人之後，所以在圖表中從第6個柱形圖開始，作為營銷部的柱形圖進行展示。

圖5-19

在B8單元格中輸入：1。

在第9行中依次輸入：部門、管理部、營銷部、財務部、技術部、研發部，總人數=SUM（C8：F8）。

在C8單元格中輸入函數：=SUM（OFFSET（$B$2，0，0，MATCH（C9，$A$2：$A$6，0）-1，1））+1。輸入完畢后，將其向右拖曳，自動填充至F9單元格。

函數說明如下。

MATCH（C9，$A$2：$A$6，0）：查找C9部門名稱在數據源表序列$A$2：$A$6所處的位置N。

OFFSET（$B$2，0，0，MATCH（C9，$A$2：$A$6，0）-1，1）：從數據源表$B$2開始，向下擴展到N-1的區域。比如：D9單元格對應的區域是財務部，那麼OFFSET函數偏移出來的新區域就是$B$2：$B$4。

最後再用SUM函數對這片區域的值進行求和，即SUM（$B$2：$B$4）。但該部門的開始行號應當是該求和的值17-1，故整體函數為SUM（OFFSET（$B$2，0，0，MATCH（C9，$A$2：$A$6，0）-1，1））+1。

此時，當你修改B2：B6原始統計表中的各部門人數時，第8行各部門的起始行號也隨之變動，成為相互聯動的動態數據源（見圖5-20）。

②建立繪圖數據源。在各部門的下方區域建立公式：當部門下的序列處於該部門的人數區間值中時，顯示該部門的平均工資，否則顯示為空值（連續輸入兩個英文狀態下的雙引號＂＂）。

在B10單元格中輸入函數=IF（AND（$A10＜C$8，$A10＞=B$8），VLOOKUP（B$9，$A$2：$C$6，3，0），＂＂），使其與A2：C6處的數據源形成聯動狀態。

函數說明如下。

如果“當前序列號＜下一個部門的起始行號”並且“當前序列號≥該部門的起始行號”，那麼顯示為該部門名稱對應在數據源表中查找到的平均工資的值；否則，顯示為空值（連續輸入兩個英文狀態下的雙引號＂＂）。

注意公式中數據區域的絕對引用與相對引用（見圖5-21）。

圖5-20

圖5-21

將A10：B10單元格區域向下拖曳填充至表格最尾部即第35行，查閱對應的公式填充效果。

③同理，完成數據源中營銷部、財務部、技術部、研發部輔助數據源的構建（見圖5-22）。

④插入管理部門的柱形圖。單擊【插入】選項卡，在【圖表】中選擇【柱形圖】，然後單擊【圖表工具】→【設計】選項卡中的【選擇數據】，對該柱形圖的數據源結構進行設計（見圖5-23）。

·數據系列中的【系列名稱】：=人數及平均工資！$B$9

·數據系列中的【系列值】：=人數及平均工資！$B$10：$B$35

·【水平（分類）軸標籤】：=人數及平均工資！$A$10：$A$35

圖5-22

圖5-23

⑤構建其他部門的柱形圖區域。在【選擇數據源】中，依次添加其他部門的數據來源，如下所示。

【營銷部】（見圖5-24）

圖5-24

·數據系列中的【系列名稱】：=人數及平均工資！$C$9

·數據系列中的【系列值】：=人數及平均工資！$C$10：$C$35

【財務部】

·數據系列中的【系列名稱】：=人數及平均工資！$D$9

·數據系列中的【系列值】：=人數及平均工資！$D$10：$D$35

【技術部】

·數據系列中的【系列名稱】：=人數及平均工資！$E$9

·數據系列中的【系列值】：=人數及平均工資！$E$10：$F$35

【研發部】

·數據系列中的【系列名稱】：=人數及平均工資！$F$9

·數據系列中的【系列值】：=人數及平均工資！$F$10：$F$35

完成設置后，在【選擇數據源】對話框中可見具體效果（見圖5-25）。單擊【確定】按鈕，則圖表區域呈現出的最終效果如圖5-26所示。

⑥圖表的美化。刪除圖表區域中的網格線，調整柱形圖之間的分類間隙，並對圖表中各柱形圖的顏色進行取色設置。

圖5-25

圖5-26

選中區域中的任意一個柱形圖，單擊鼠標右鍵，選擇【設置數據系列格式】，在右側的【設置數據系列格式】窗格中，將柱形圖的【系列重疊】調整為100%，【分類間距】調整為0%。這樣，原圖中的各個柱形圖數據系列就緊密地挨在一起了，顯示出一種“不等寬柱形圖”的視覺效果（見圖5-27）。

圖5-27

下面只需對柱形圖中的填充顏色進行優化，並添加數據標籤、圖表標題即可。依次選中各個柱形圖，單擊鼠標右鍵，選擇【添加數據標籤】→【添加數據標籤】，添加數據標籤。選中每個標籤后，在右側的【設置數據標籤格式】窗格中針對標籤選項、標籤位置進行細節設置（見圖5-28），各個柱形圖所用的RGB配色色值如下。

·管理部：227，118，121

·營銷部：127，197，233

·財務部：242，213，135

·技術部：188，167，210

·研發部：197，224，180

圖5-28