5.1 【庫房】瀑布圖：月度物資進銷存展示

|第5章|

業務圖表實踐

業務崗位圖表的可視化

在企業中，業務數據是基礎，圖表的呈現是為了讓數據進行高效的可視化展示，從而為戰略、運營管理提供更快捷的決策依據。圖5-1為北京某上市公司信息化整體規劃方案。它是很多企業實施信息化的佈局參照物。在此架構下，我們可以通過各種各樣的手段進行實踐，比如採用成熟的系統，像用友、金蝶甚至是國外的Oracle。除ERP以外，還有MES、PLM、CAM等大型系統，都遵循着同樣的架構：底層是來自銷售、客戶、供應鏈、人力、財務、採購、服務、外部數據中各式各樣的單據、接口所記錄的業務端原始數據源；之後通過數據中心的採集和歸口管理，依據分析模型和報告模板進行有效的歸集和加工后，得到企業管理的各項KPI數據；最後以圖表可視化的呈現方式，落地到管理駕駛艙、戰略地圖、績效管理、儀錶盤、數據可視化、智能報表、智能報告中，幫助企業管理者進行高效的戰略管控分析和業務運營分析，從而讓企業以信息化為抓手，提高管理水平，創造更高的經濟效益。

成熟的信息化系統，一方面採購成本比較高，另一方面軟件模式相對固化。如果按照企業個性化的特色來實施的話，難以避免的是，要進行客戶化開發。對於很多中小型企業來說，沒有具備業務數據的標準化基礎，是無法實施成熟的信息管理系統的。取而代之的是，他們會以Excel作為最直接的數據載體，然後以各種表連接的方法，進行數據的連接，最終以Excel商務圖表的方式，實現類似於管理駕駛艙、Excel級的Portal效果。

用Excel來做數據管理平台，最重要的是根據企業業務本身去設計各類管理表單的填寫模板、填寫規範。舉個簡單的例子，有不少讀者都是做合同管理崗位的，在平時錄入合同信息的時候，或多或少都有一些不規範的地方。比如：錄入簽訂合同的單位時，很有可能同一家公司，會出現ABC集團公司、ABC公司、ABC特種電氣股份有限公司、北京ABC、ABC……那麼事後在數據整理和圖表呈現時，結果就會不盡如人意了。

而選擇成熟的信息化系統最大的好處是，能夠在一定程度上給企業提供一個標準化的管理方案。可以說，購買信息化系統，不只是買產品、買實施方的系統實施服務；更重要的是，買這套產品背後的管理經驗，並且這些經驗是經過諸多客戶企業實踐且有效運行的。成功的“產品”可以提供給企業快速複製、應用。當然，在這裏並非一味地推薦各位讀者要馬上啟動公司的信息化項目。相反，大家要思考在信息化系統建設之前，我們能夠做好的準備有哪些。在我看來，信息化項目的最大成本不是採購成本，而是內部的各種變革成本。因此，我始終認為，Excel可以說是最經濟、最靈活便捷的企業內部信息化載體，它同樣可以完成數據記錄整理、數據存儲分析、數據可視化呈現的完整功能。但我們不得不承認Excel在保密性、併發性以及權限管理、流程推送等方面的短板。雖然它能夠通過域控、SQL數據庫等手段進行改善，但是和成熟的系統化軟件相比，差距還比較大。

那麼究竟如何利用Excel的圖表功能實現類似於圖5-1的最終目標，製作企業所需的各類圖表呢？在此之前，我們先來梳理一下企業中各個崗位的業務流程。通過流程的梳理，我們能夠更加深刻地體會到企業的業務究竟關心的是什麼，從而讓你的數據做到真正意義上的會說話，而非為了繪圖而繪圖。

圖5-1

圖5-2是我在2014—2016年實施某ERP信息化方案時，在項目規劃階段，由實施方提供的整體業務架構圖。這張圖清晰地展示了大多數製造型企業，各業務部門中業務數據的流動關係。在以甲方項目經理的角色參與該項目的整體運營過程中，我深刻地體會到成熟系統與自建Excel管理小系統的差異所在。下面將對照圖5-2介紹數據的傳遞情況，並藉此展示數據的呈現需求和價值所在。

圖5-2

1.銷售

無論是備庫式的大批量、少批次製造業企業，還是以客戶單次需求為導向的離散型製造業企業，或是其他的服務業、貿易行業等，均是以市場為導向的。所以，企業數據的源頭是由銷售部門發起的。

銷售的首要工作是定位客戶。通過CRM系統能夠有效地實現對客戶信息的採集和管理，如客戶名稱、賬號和稅號、聯繫人信息、業務領域、資質及客戶級別評定等。通過在線的電子銷售和線下的直營模式，記錄商機信息並有效管理。根據每個客戶的具體情況，結合產品市場定位，給出合理的產品報價。對於報價的執行與跟蹤，便構成了報價管理。對於未能成交的報價，需要進行原因分析並採取有效的糾正、預防措施。對於已經成交的情況，即從銷售商機，轉化為了銷售合同。銷售合同的簽訂與執行，又會從實踐層面，反饋出銷售計劃的落地情況。銷售合同簽訂前，需要經過合同評審，方能成為正式合同。銷售合同的評審，會根據客戶類別、產品情況、合同金額、交貨期、生產飽和度等多方面因素進行分級式評審。如特殊產品在正式簽訂前，會需要技術、生產、工藝、法務等部門聯合評審方能確認簽辦。

最終簽訂的合同將從銷售業務崗流轉到商務內勤崗，由商務人員將外部千差萬別的合同版本，統一轉化為內部標準化的合同管理信息，並形成合同台賬。相關的合同信息，如技術協議、交貨期、加工要求、配件要求等“產品特徵”，將作為設計工藝部門的首要輸入數據源，指導後面的生產工作。

合同在履約過程中涉及的開票申請、回款等內容將與財務部門的應收模塊進行關聯；大多數銷售部門會根據銷售業績的指標情況制訂月度開票計劃，統籌進行發票管理。

銷售部會根據各客戶的履約情況，包括合同金額、回款、產品利潤率、市場戰略規劃等內容，構建對客戶的信用管理。

2.設計工藝

在接收到銷售SBOM轉化而來的設計任務后，設計工藝部門會將其轉化為設計語言，即“產品特徵”說明書，參照技術部的設計標準、原型指標的要求，進行設計，確認產品性能參數，並完成設計圖紙的繪製。根據設計圖紙推導出的EBOM，由工藝部結合產品加工路線，確認技術工藝，並出具製造MBOM，即除產品加工、組裝圖紙外，還包括加工的工藝方法、設備使用情況、工藝精度要求等，從而轉入生產製造階段。

這其中關於產品設計標準、零件的標準化、設計的自動出圖、BOM的自動創建等，又將接口到PLM系統中，進行系統化管理。當然，在PLM系統中，不僅僅只是對現有產品的管理，還包括了研發、創新項目的管理。

3.生產製造

根據技術工藝下發的MBOM，經過系統級MPS、MRP運算后，傳遞到生產製造下的計劃管理崗，由其進行各級生產任務的計劃排產。包括主計劃，即根據合同要求的到貨時間推導的產品計劃完工時間，以及由此倒推而成的原材料供應到貨計劃，以及各生產車間、班組的子計劃，即工序計劃。根據計劃的安排情況，指導物資採購和生產任務的安排。

由生產製造部門，根據產能符合情況對生產任務進行排產調整，並下推生成各個產品的生產訂單，再依次拆解為各工序計劃。各生產班組按照工藝手冊的加工要求，遵從生產任務派工單的安排，執行生產。其中，生產派工單還將作為計件工資的原始數據來源，對接到人力管理的薪酬模塊中。

經生產工人加工完畢后，執行工序報檢動作，生成工序報告。質檢部在接收到報檢信息后，根據質量管理規範，進行質量檢查。如果質量不合格，則進入該工序的返工、返修環節，直至質量合格為止。如果質量合格，則形成該工序的完工報告。經各工序加工、裝配合格后，完成產成品的製造，產品即可辦理入庫手續，從而進入存貨管理的階段。

在很多精密設備的製造企業中，質量檢查除了尺寸的檢驗外，還包括產成品的性能試驗測試。如變壓器產品，在總裝完成後，要經過溫升試驗檢測產品性能是否達到設計要求，從而判斷是否滿足客戶技術協議中的各項性能指標。

4.存貨

在大多數企業中，都設有物流部，這是對已經完工入庫的產成品即存貨進行綜合管理的部門。此外，對於採購到貨、入庫的原材料、半成品等，經過生產領料和各種生產型、經營性支出后，最終會生成企業的庫存台賬。在存貨管理中，與成本核算模塊進行關聯，可得出各產品的單台產品成本情況。結合售價，從而可核定出各台產品的具體成本、利潤情況，以便為成本分析奠定基礎。

存貨部門在接收到銷售部門下達的出庫（發貨）通知，經過銷售質檢確認合格后，即辦理產成品出庫手續。由物流崗位管理人員聯繫物流、包裝、出口檢驗的供應商，執行物流配送工作。貨物送抵客戶並確認簽收后，須要求由物流承運方及時回傳客戶簽收確認的到貨回執單，以確認貨物所有權的轉移。這是形成應收賬款的必要條件。

5.售後

產品交付給客戶后，因為安裝調試、使用現場環境、產品質量性能等原因，會有產品售後服務環節，或者引起一定程度上的售後維修，甚至需要簽訂售後維修合同。售後維修合同與銷售合同一樣，甚至更加複雜地需要經過評審、下任務、生產執行、售後發貨的流程。此外，根據客戶的使用情況，做好售後追蹤也是激發產品二次銷售的重要商機。

6.採購

由MPS推導而來的物料需求計劃形成了採購部的採購申請。在大多數企業中，採購申請可分為內部自製品和外部直接採購品。而對於外部直接採購品，又可分為按訂單單批次採購物資和備庫式大批量採購物資。各類物資的採購可採取線上電子採購的方式，也可採取線下直採的業務模式。採購計劃經過綜合評估、採購平衡后，進入供應商商務洽談、招標評標議標階段，確認採購方案后，即生成採購訂單或採購合同。供應商按採購訂單的要求，進行加工生產和送貨。送抵企業的各類物資，經原材料採購質檢部門檢驗合格並辦理入庫手續后，轉入倉儲部門成為在庫物資。

採購訂單/合同執行完畢后，由供應商開具合格發票，即確認為公司的應付賬款，與財務進行對接。

關於供應商的資質審核，包括合格供應商的評審與管理。在新供應商的開發、引入階段，又涉及新材料的試用、小批量投產和正式使用3個不同階段的不同採購策略。對於大宗物資的採購，還需要進行招投標管理，從而降低採購成本。這些都基於合格供應商的管理工作，即建立如客戶檔案一般的合格供應商檔案。

7.財務

以銷售、採購部門歸集而來的開票、到票情況，共同構成了財務部門的應收、應付數據源。根據企業資金安排狀態，指導收付款管理、現金管理。從存貨管理中形成的成本核算、成本分析數據，又作為核算管理的數據來源。

在業務部門根據生產經營活動的安排，發生差旅、食宿、業務招待、會議營銷、人工費等各類費用支出情況時，也將統一歸口到財務的費用報銷崗位中，進行校驗，製作記賬憑證。當然，企業的費用遠不止如此，它主要包括直接費用和三大期間費用。直接費用主要是製造費用、直接人工費，期間費用又包括管理費用、銷售費用和財務費用。費用+材料成本，即構成了企業的主營業務成本。

針對有形和無形固定資產的採買、折舊、租賃、貶值、報廢等，歸口到財務的固定資產模塊中進行管理。

也就是說，針對企業各類支出、收益的數據，在財務賬面上都將進行規範的賬務處理。並且財務數據因為有會計制度的約束，其本身數據形式就已經趨於標準化了。這也是國內大多數ERP軟件是基於財務口徑進行開發、應用推廣的主要原因所在。當然，在這樣的背景下，構建預算管理、資金管理、資產管理各精細化的管理子模塊，也便水到渠成了。

8.人力管理

人力資源部統籌開展組織規劃工作，為企業中的各崗位編製崗位說明書，做到定崗、定責、定編、定薪。每位員工在入職時，即會與企業簽訂《勞動合同》，相關資料都將歸口到人力管理中的合同管理崗。當然，根據人員的個人情況、勞動服務情況等也便形成了企業人員花名冊。人員的信息統計，又包括了學歷、年齡、性別、工齡、司齡、職位、職稱等內容，對這些信息進行不同維度的分析，會得出企業人員在崗狀態報告，從而製作出人力地圖。

人力資源部會根據各部門的人才需求申請，結合組織規劃情況，開展招聘管理工作，如各招聘平台招聘、現場招聘、校園招聘、筆試/面試/複試的評估等。招聘合格的員工，會進入新員工的培訓階段。當然，人力資源部的培訓管理不僅僅只是針對新員工的培訓，還包括企業所需的各類技能、技術的專業培訓管理。這些培訓不僅包括線下的面對面培訓、團隊建設等活動，還包括在線學習等多種多樣的學習方式。這其中也涉及各培訓機構的資質審核和培訓合同的簽訂與履約。順利入職的員工，會由人力資源部進行社保管理和績效管理。對於員工的晉陞、調崗、調薪等，都將以能力認證崗位提供的量化數據作為參考。

9.各管理部門

其他的管理部門主要指為運營管理提供基礎保障的管理類部門，如董事長/總經理辦公室、行政部、後勤部、法務部、宣傳部、文控部等部門。其主要的工作內容是企業各項信息的發佈、公文制度的統一管理、文檔管理、會議管理等，還包括企業文化、員工生活的建設與管理，如各項活動的報名等。

以小車班的管理為例，需要統計企業車輛情況、司機的資質情況，然後根據各部門發來的用車申請、道路限號情況綜合安排外出辦事人員的車輛調配與調度工作。車輛的清潔、保養、加油等，又會對接到財務費用報銷崗。根據小車班的出車情況，可以製作出公司用車情況地圖，從數據中總結規律，從而預判小車班的用車情況，再結合人員、能源市場情況，進行有效的成本優化。

10.門戶管理

來自企業各個業務口發生的數據，經過數據平台的匯總分析后，會集中到企業的門戶管理端，根據用戶權限高低的不同進行呈現。這其中包括文檔文件的集中管理，如企業文化、新聞管理、消息管理、制度管理等，又包括企業各崗位製表的可視化呈現，如BI分析、管理駕駛艙、經理/員工管理等。

通過對圖5-2的梳理不難發現，所謂的BI可視化呈現（具體製作詳見第6章），是需要龐大的數據源基礎做支撐的。而原始數據的規範化管理，正是企業信息標準化的重中之重，是構建各類圖表語言的基礎平台。以第6章中的設備管理智能看板（見圖5-3）為例，這樣一張可視化的看板實際上是以設備管理這一業務節點的上下游業務的輸入與輸出作為基礎的，然後通過各類數據的加工與分析，才構建了繪圖所需的各類參數來源，最終以綜合圖表的方式呈現可視化的圖表看板。

圖5-3

備註：一般企業在建立信息化系統時的步驟是，先確認流程即各業務口的輸入/輸出數據要求，再確認各管控節點的字段、單據模板，最後是出具各類管理制度文件，制定操作規範或崗位手冊、各類統計報表圖表的具體要求與模板。所以，在每個業務節點上，都將展開更為細緻的業務點流程圖（見圖5-4，來自某公司的產品備品配件類物資採購流程），通過對業務特徵的分析，標準化該節點中的數據特徵、控制點等。這樣通過對每個關鍵業務控制點的分析，也就不難得出各個崗位的KPI數據了。

關鍵績效指標（KeyPerformanceIndicators，KPI）又稱主要績效指標、重要績效指標、績效評核指標等，是衡量一個管理工作成效最重要的指標。它是一項數據化管理的工具，必須是客觀、可衡量的績效指標。

圖5-4

通過上面的描述，我們大致了解到企業中業務與業務之間的並聯、串聯關係，數據的輸入、輸出與流向，各單據中採集數據的價值所在。最重要的是，我們明白了數據並非是一個個孤立的信息島，它們是一個整體，是企業體中最密不可分的“細胞單元”。

有了這樣的認識以後，我們在製作商務圖表的時候，就能夠站在企業管理者的全局角度去審視數據的價值和意義所在，以便更加有的放矢地組織圖表語言，製作令人驚艷的商務圖表。

本章將從企業的具體業務場景中模擬一些數據，進行對應的業務數據呈現。而每個具體的業務點不一定是該崗位的KPI數據載體，但至少是我認為的比較重要的關鍵數據之一。

那麼，這些數據是否必須按照這樣的圖表樣式進行呈現呢？答案是否定的！

本書的定位是通過對行業內優秀圖表的案例進行結構化分析，然後將其與自身的工作進行有機結合。因此，書中側重圖表的有機理解，並解析其製作方法。而每張圖表的具體應用在書中只是點滴示例，僅起到“拋磚引玉”的作用，並不作為讀者的“指示性”標杆而存在。還需要讀者集思廣益，對其進行靈活應用。

下面就部分崗位的數據可視化應用進行具體介紹。

5.1

【庫房】瀑布圖：月度物資進銷存展示

5.1.1庫房數據的特點

針對庫房數據“進銷存”的業務場景需求，我推薦採用瀑布圖形式製作商務圖表。瀑布圖可將數據按照減少或增長的特點進行數據疊加、遞變、最終結果的呈現。

針對庫房物料的進銷存數據，日常業務中會記錄該物料的業務日期、進出庫數量及庫存數量。當數據量較大時，通過數據表格的對比，往往需要花費大量精力。此時，瀑布圖相較於數據表格的優勢更為顯著。

瀑布圖常用於一系列數據的增減變化情況以及數據之間的差異對比，既可以展示各階段的增值或負值變化過程，也可以展示指定時間節點的總值變化。瀑布圖可利用不同的顏色區塊將增加或減少情況進行快速展示。

在Excel2016中，瀑布圖的繪製常常需要藉助輔助列，並需要計算出輔助框的數值，這大大增加了繪圖過程的操作難度。Excel2016可以一鍵生成所需樣式，但需要對總計、匯總的數據系列進行特殊調整（見圖5-5）。

圖5-5

5.1.2瀑布圖的應用

由於Excel2016中已將瀑布圖樣式內置到圖表系列中，因此大大提高了我們製作商務圖表的效率。具體步驟如下。

①打開示例文件，選中數據源A2：B10單元格區域，單擊【插入】選項卡，在【圖表】中選擇瀑布圖。在默認生產的瀑布圖中，最終“庫存量”未能以0為起始點（見圖5-6）。

圖5-6

②單擊【設計】選項卡，在【圖表樣式】中選擇【樣式3】，可以實現圖表樣式的快速套用和一鍵美化。

③對單個柱形圖進行調整。選中繪圖區后單擊第一個柱形圖，進行黑色填充，然後單擊鼠標右鍵，選擇【設置數據點格式】，在右側的【設置數據點格式】窗格中，勾選【設置為總計】（見圖5-7），同理完成最後一個柱形圖“庫存（值：35）”的設置。

④圖表配色與美化。將出庫量設置為紅色填充，進庫量設置為橘色填充進行區分。

圖5-7

⑤數據標籤樣式的修改。選中數據標籤，單擊鼠標右鍵，選擇【設置數據標籤格式】，在右側的窗格中將【標籤位置】改為【居中】，調整顏色為白色，字體為微軟雅黑。

⑥刪除冗餘信息。刪除圖例、網格線等元素，修改圖表標題為“月度物資進銷存展示”（見圖5-8）。

圖5-8

小結：除進銷存的數據可以使用瀑布圖來予以呈現外，類似於要強調開始及最終狀態類的數據，也可以使用瀑布圖。比如：產品銷售價格是如何在扣減各類費用、成本后變化為最終凈利潤的；公眾號每日的粉絲新增、取消關注的變化月報；個人工資收入與各項成本支出變化情況；等等。

此外，在庫房數據的實體管理業務中，最為核心的數據是物料編碼。也就是根據每家公司各個物料的特性約定而成的一種編碼，它是企業內部信息溝通的共同語言。同樣的編碼還有很多，比如合同編碼、員工編碼、產品編碼、文件編碼等。這些編碼因為所處環境的不同，承載着各自不同的信息職責。但歸根結底，這些編碼是我們調取基礎信息的唯一密鑰。

在讀者給我發來的許多問題中，因為沒有對信息記錄進行唯一標識而造成後續查找、引用、統計困難的情況特別常見。舉一個簡單的例子，在企業中，比如員工“張三”，有的人會寫成“張三”；也可能在企業中會出現重名的情況。這時候，如果要統計關於“張三”的工資、出勤、業績情況，則會出現各式各樣不同的統計結果。這是因為我們無法有效地定位到具體是哪個“張三”所造成的。