27．電子郵件要言簡意賅(2)

▲傳授技能技巧的信息。信息能夠指導如何去完成目標，並列出可使用的工具與資源。▲能提供報酬的信息。信息能告訴對方他的行動將給他帶來什麼好處。人們儘管不願意瀏覽過多的資訊，但期望看到較多有用的資訊是一定的，尤其是當你的資訊是要他們去做某件事時，你給他們提供訊息的職責就是幫助他們能夠周全地作出決策。請記住，郵件也有所謂的“達爾文的進化論”，電子郵件之所以存在並非因為其最短，而是因為其最適合。第四，在日常工作中積累一些常識。在日常工作中，三言兩語的答覆和漫無主旨的長篇大論，對別人都可能是有用的信息。以上的一些步驟並非對所有的電子郵件都適用，只是一種訓練和紀律。訓練自己盡量每次都以最小的空間來寫郵件，傳遞最有價值最有容量的資訊，這樣，你才可能成為別人愛戴的同事。範例通過這一範例，請注意到內容清楚明確的措詞與細節，並有效地利用內容清楚明確的電子郵件。主題意思：目前工作計劃（重點１）；下一步應該採取的行動（重點２）。親愛的安妮：上周所舉行的會議相當成功，你一定為之付出了四十小時的工作日吧！在此表示深深的謝意。但願傑克本人能夠了解你的良苦用心（重點３）。在此一併將我們要給他的工作計劃草案給你（在信的附件里）（重點４）。麻煩你過目，看看妥否（重點５）。在你閱覽過我的傑作之後，請重點對第七、八頁，及第二十三、四頁給予關注，並給予修改意見（重點６）。哈利可能會特別留意這幾個地方，不知我們能否滿足他的需求（重點７）。星期二之前，打個電話給我（重點８），我們就那些要做的事情進行討論。我們爭取在兩星期內搞定這事，節省你的時間與精力（重點９）。祝工作愉快華生（１）“目前工作計劃”——這是在告訴安妮：“這封信和你現在的工作內容有關（你目前進行的工作）。”（２）“下一步”：我會列出接下來的步驟——你必須要做的事情。（３）參閱一下第二章的內容，就會明白“主題意思”這一欄為什麼必須如此突出。（３）、（６）本書第三、四章曾談到“語調”的重要。這四句話能進一步加深與安妮之間的個人交情。（４）“草案給你”（在附件里）：安妮知道自己必須要準時回應，這一點當然與計劃草案直接相關。這個草案是啟動安妮努力的工具。（５）“麻煩你過目，看看妥否？”這是安妮接下來要做的事。（６）“給予關注，並給予修改意見”：也是安妮接下來要做的事。（７）“哈利可能會特別留意這幾個地方，不知我們能否滿足他的需求”：許多公司的實際狀況就是如此，必須保證工作的順利完成，一個人會注意到期望的目標。在這封電子郵件里，達到期望目標指的是要讓哈利滿意高興。（８）“請打個電話給我”：是安妮接下來要做的最後一件事。（９）“搞定這事，節省你的時間與精力”：安妮接下這項任務，會使自己在什麼方面有所收穫呢？她自己能有什麼結果呢？▲這封電子郵件用字不到２００（英文可能不到１００）。▲只有十句話。▲然而五個大家都會關注的重點都一一羅列出來，且在他們的腦海中打上了深深的印記。多加練習，你會用更少的空間，給對方提供更多信息。