27.電子郵件要言簡意賅(1)
撰寫電子郵件存在的問題人們的時間與注意力如何被使用與被尊重,直接驅動着企業人的行為。因為員工沒空去琢磨公司的每一件任務,所以總是從最容易完成的工作做起。而這些最容易的事,通常都是以簡單易懂、容易引起員工注意的方式通知對方。確實如此,哪一信息最容易讓員工作出反應,員工就當然會注意哪件事,他們不是依據工作是否在公司策略計劃里、是否會引起公司的評量為標準。要知道,“容易使用”和“減少使用的時間”是人類行為的兩大驅動力,而那些讓別人搞不清真正意思的信息,行為驅動力就大大減小。作為職場人員,必須牢記職場行為三法則的第一法則:想辦法讓別人更容易照你的方法行事,你將因之而更為得心應手。那些只是照着由來已久的方式,不努力去適應那些錯綜複雜的改變的員工是失敗的。一個人如果浪費絕大多數人的時間,那別人的工作一定不會輕而易舉地完成。無論是公司做簡報、主持會議,還是理清目標等等,你都親眼見過最棒和最糟糕的行事做法。你會發現如果利於別人節省時間,或是讓別人更容易行事,一般都成為最棒的做法;反之,如果忽略了這些指導原則,則表現為最糟的做法。將“珍視別人的時間與注意力”這一原則應用到簡潔省力的電子郵件以及其他任何形式的溝通上,會使你的溝通效果截然不同。因此,你在傳送每一封郵件時,必須三思後行。在實際的溝通過程中,一般的職員在使用任何交流形式,比如電子郵件、一對一談話、集會、打電話等,一般根據別人的信息作出以下反應:▲人們被要求採取行動、參與、合作或做出承諾,於是他們決定自己將做出反應。▲按兵不動,或是抗拒。▲採取行動,但只是奉命行事。▲全力以赴,付諸行動。這些反應,由人們腦海瞬間閃過的五項標準所決定。我們將這些標準稱為“行為溝通”。如果你要別人表示出他們的決心,並採取一定的行動,就必須在以下五個關鍵問題上取得對方的關註:▲這跟我目前的工作確實有關係?▲我必須明白應該做什麼?▲我怎樣做才能取得成果,我怎樣就會白費勁?▲有哪些工具和支持是我可以利用的?▲我最終會有什麼好處?不管通過什麼形式,也不管置身什麼人群,這個模式基本理論的有效性是無可置疑的。人們不管作出按兵不動、奉命行事或全力以赴的決斷,都基於“行為溝通”中的這五個問題。在電子郵件、面對面談話、簡報或其他形式的溝通中,你想要他人全力以赴,最好事先想清楚以上問題如何回答。可以保證交流內容清楚明確並便於讓他人全力以赴,而不只是一種形式。現在開始簡單工作在撰寫電子郵件時,必須做到與人方便,才有可能與己方便。以下就是簡單工作的步驟:第一,將必須閱讀的信息放在3X5寸空間的第一位置上。寫新聞報道時,報社記者喜歡採用“倒金字塔”的方式,他們總是將最關鍵的事實和情感關連放在新聞事件的最先位置;而那些“補版”的細節,則置於報道的末端。他們這樣做,是方便他們能夠自如地掌握報道的篇幅,如果碰到篇幅不夠、事件必須刪減截短時,就可以整段增加或刪掉。這一寫作原則同樣適用於電子郵件。電子郵件的第一段,要寫最重要的事實及有情感關聯的部分,詳情說明則寫在末尾。要知道,一般人所使用的“信息視窗”大小都是3×5寸,換算成公制約7公分×12.5公分,這被人們稱為是黃金閱讀尺寸。對收件人來說,3×5寸的空間大小,非常適合快速瀏覽閱讀,嫻熟的速讀者,甚至只需兩三秒即可瀏覽完全部信息。因此,必須將“嚴守3×5寸大小”視為一種“極致空間限制”的訓練,才有可能應付其他空間更為有限的即時通訊及手機短訊。第二,必須清楚,你不是在寫一封信,而是在寫廣告看板的文案。電子郵件的內容要一目了然,容易快速瀏覽。儘管郵件各不相同,但要做到“容易瀏覽閱讀”,還是有一些通用的訣竅:▲在有限的3×5寸空間內,最上層的字數不超過一百一十二字到一百六十五字,大約八至十二句,且愈少愈好。▲如果你的篇幅較長,已經超過三行,就必須用逗點或空白鍵隔開。▲每一段落內,必須設定自動換行,或每超過二十個字就換行。行距短較易閱讀。第三,在寫電子郵件時,不能忽視內容清楚明確的作用,必須有效地加以運用。作為收件人,在瀏覽自己的郵件時,總是希望能接受到五方面的信息:▲關連信息。和自己目前的工作內容息息相關的信息,人們才會注意。▲自己採取下一步行動所需要的信息。當收件人收到郵件后,知道自己下一步必須要做的事情,這種信息也會吸引收件人的注意力。▲具有期望目標的信息。信息里表明了發件人所期望的目標,收件人才可能給予高度重視。