22．只瀏覽２５％的電子郵件(1)

網絡中“無所不能的連結”如果你不是為了有辦法解決爆滿的收件箱，而是為了所有人在任何時間都可以聯繫到你，你很可能是所謂的“無所不能的鏈結”的受害者之一。很多工作者認為，網絡給他們提供了“無所不能的連結”的同時，也使他們成為“無所不能的連結”的受害者，因為他們為了讓人們隨時找得到，就必須迅速回應每件事，這樣到頭來只會把自己累垮。目前的職業者，他們從來沒學過如何利用客觀的標準，快速瀏覽及編輯大量的資訊。二十世紀八十年代前網際網絡尚未流行，八十年代前參加工作的人就自然缺少這種工作技能。而八十年代以後出生的人，雖然網際網絡已普遍存在，但事實上，許多人都很憂慮，因為這一代並沒有學習目前職場必備的資訊處理技巧，如快速瀏覽、綜合、分析、組織、評論。實際的工作中，連結過量的問題大多都是個人問題，指望企業來解決這一問題是根本沒有希望的。許多不同領域裏的頂尖人物，他們對如何處理“無所不在的連結”問題也是束手無策，他們一般都認為，在主管的教育訓練上應該少花點時間，而在基層員工身上應該多花時間。很多的企業團體，讓員工用更少的時間、更少的資訊作決策。一種名叫“即時簡訊服務”的行動通訊科技也迅速流行於企業之中，還有其他許多新的資訊應用科技即將出現，毫無疑問會讓你感覺到資訊過量的問題。現在開始簡單工作針對電子郵件中的種種問題，我們必須注意以下幾點：第一，自己有什麼不足要成功解決問題，就必須首先承認問題的存在，在此我們需要注意的就是自己在瀏覽過濾信息上確實有問題。你所面臨的對方，很可能是做什麼事情都不事先規劃或標示清楚，於是你就不得不收到了這麼多的資訊。既然你收到這些亂七八糟的垃圾訊息的情況有增無減，你就不得不現在解決這個問題。首先承認自己在處理郵件方面有不足之處。學會在陷入每封郵件的細節之前，先快速瀏覽、編輯那些向你排山倒海而來的大量資訊。能夠不斷刪除你７５％電子郵件的關鍵，就是改變瀏覽過濾資訊的方式，而且不只是針對“外人”傳來的資訊，還必須改變方式去審查來自公司、同事及哥們、姐們等傳來的信息。第二，如何瀏覽過濾當你感覺到，這一信息並不是自己今天就務必閱讀或平日也無需瀏覽的，或者說信息的發送者根本沒有引起你的注意，那麼這樣的郵件就別打開，直接刪除！我們會打開信來看，可能是因為認識寄件人。電子郵件便於人們聯繫，人們都會對那些利於日常工作的電子郵件，鏈連不斷地來回點閱——打開一封郵件，因為那是好友傳來的；打開下一封，因為這跟我們的工作有關。可惜我們這種來回點閱式的瀏覽電子郵件既沒有重點也沒有章法。應該採取先發策略，也就是在你考慮打開郵件之前，讓主旨和寄件人先通知你一聲。除非主旨和寄件人通知你一聲，否則就按下刪除鍵。運用這種策略，在你真正開始閱讀郵件之前，至少可以先刪除收件夾里５０％的郵件。第三，只有兩種信息值得注意其一，要求必須去做某件事情。其二，有時間限制的諮詢，比如在兩三個星期以內必須完成某項任務。郵件如果不要求你必須在某一時間內採取行動，那就毫不猶豫地刪掉。這樣，基本上就能夠做到把７５％的郵件從收件夾中清除。至此，你已經有效地過濾了郵件，剩下的郵件就需要你全神貫注地去瀏覽。這時，你如果還覺得煩，還可進行更進一步去刪除。第四，對於剩下的郵件，運用內容清楚的原則進行瀏覽要瀏覽的郵件，應該能夠符合以下一些特點：１．與你目前的工作內容有關。２．看完郵件后，你必須做某些事情。３．需要達成某些目標。４．你如何完成目標，並列出可使用的工具與資源。５．對你有某些好處。郵件內容若與內容清楚的上述五個原則毫不沾邊，就按下“刪除＂鍵，或是告訴寄件人你不會回復不具備這五點訊息的郵件。進行了進一步處理之後，你可能已經清空了９０％的郵件。有些人可能掌握這種方法后，會說“這麼簡單，卻這麼嚴謹有效！”可是，能夠持之以恆地繼續使用這個模式的人卻寥寥無幾。能夠持續一貫地使用進一步清除模式，表明你非常嚴謹自律地瀏覽資訊。但很少有人願意那麼嚴謹自律，而一旦能夠嚴謹自律的話，那你的郵件就會減少９０％。第五，嘗試自己的做法要是你認為前面的建議不可行，或者是有困難，那麼就用你自己的辦法嘗試一下吧！當然，你的方法也可能會造成失誤，如將重要的郵件誤判為垃圾郵件而刪掉。處理工作過量，不能採用習慣性的辦法。因此，建議你不妨試試下列方法：▲在進行以上１至３步驟后，在一個保存夾里把所有刪除的郵件保存起來，而不丟到回收筒里。▲一個月後，你檢視一下你所視為的垃圾郵件中，有多少對你有價值的郵件，保證你會驚訝地發現自己的做法確實有失誤。然後，你就可以使用自己修訂過的瀏覽策略。