雜亂無章是一種壞習慣

建立一個較佳的工作秩序，增加單位時間的使用效率，合理組織工作，這既是最容易的事，也是最困難的事。工作無序，沒有條理，在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找，這無疑意味着你的精力和時間都毫無價值地浪費了。我們經常會看到一些學生的書包、書桌，甚至一些高級管理人員的公文包和辦公桌上，堆滿了文件、書稿、廢報紙、喝剩下的半杯牛奶、折了半頁角的舊雜誌等等。在這樣的工作環境和秩序下工作，你的工作效率有可能高效嗎？你都有理由懷疑你是否還有工作的心情了。美國管理學者藍斯登說：我讚美徹底和有條理的工作方式。……看看徹底和有條理經理人的工作方式。他桌上的公文已減到最少程度，因為他知道一次只能處理一件公文。當你問他目前某件事時，他立刻可從公文櫃中找出。當你問起某件已完成的事時，他一眨眼就能想到放在何處。當交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會插入適當的卷宗內，或放入某一檔案櫃。再看看他的手提箱。箱中並不是三天旅行所用的東西，而是歸類分明、隨時要用的公文。其中也許有小說和文具，但絕不是一個廢物箱。我認識一位裝模作樣的經理。他每天都一本正經地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遺留在辦公室內，讓我偶然看到其中的東西：橡皮擦、兩塊啃了一半的棒棒糖、一份老爺雜誌，以及一本亂塗的書。這種裝模作樣的經理人，每個公司都有……有效的經理人同樣也以有條理和徹底而給上司留下深刻印象。上司會對他產生信任感，認為他言而有信。這種信任為這種經理人開啟了更大和更佳工作任務之門。辦公桌面是否整潔，是工作條理化的一個重要方面。我們甚至可以說，雜亂無章的工作方式是一種惡習。有些人卻把雜亂看作了一種工作方式，他們也許認為在這種隨意的工作環境中，他們的心情會更放鬆，那些重要的東西總會在大堆的文件中浮現出來的。一位西方的老牌管理者對辦公桌上堆積如山的東西提出了精闢的解釋：“這是因為我們不想忘記所有的東西。我們把想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部，這樣就可以看到它們。”可問題是，在多數情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就越可能帶來相反的效果。當你不能記起堆積物下層放的是什麼東西時，或者你要為一個項目找到所有相關資料時，你就不得不在資料堆里埋頭苦找。這樣，時間就浪費在了查找丟失的東西上了。更糟糕的是，隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。當你在做某項工作的時候，你的視線也許會在不知不覺中被別人送你的小紀念品，鐘錶或者全家福照片吸引走。等你回過神來的時候，你又不得不從頭思索你剛才正在做的工作或者寫的文書。如果你的辦公桌上經常物品、文件堆積如山，你就要花時間來整理一下了，在這個時候花上半個到一個小時是值得的。（1）把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜里，這樣做的目的是提醒你，你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作，你一次只能做一項工作，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。（2）不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作，轉而去做其他不相干的事情，除非你是去樓外呼吸一下新鮮空氣。因為如果此項工作還未結束，就又開始另一項工作的話，你的辦公桌就開始混亂。你一定要力求把你手頭的工作做完后再開始另外的事情，即使這項工作遇到了阻礙，你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段。（3）一項工作做完后，一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊，並按照類別把它們放到合適的位置，千萬不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。下一步你該核對一下剩下的工作，然後去進行第二項最重要的工作。從辦公桌上拿開目前不需要的書籍文件，對它們可以按照重要性和先後順序的原則，進行分類。下一步就要開始的工作是先大致看一下文件內容，然後根據內容放入不同的檔案袋中，並在檔案袋外面加以簡單註明。待辦的，即以後可能要處理的但不是當前的重要工作，可以將它們的相關資料進行歸類，然後放入抽屜之中。空閑時間的閱讀材料，也就是一些自己愛看的書、雜誌、每日的報紙等等。這些最好看完之後就都放入自己的辦公櫃中，不要讓它們在你工作的時候在你的面前擺着，因為你的興趣很有可能把你從工作中移走，而且它們還會佔據你本來就不大的有用空間。對和你的工作相關的或者對你有用的客戶、媒體、出版社及其他各界朋友的名片或者來訪者所留姓名、電話、地址、電子郵件等，也一定要分門別類登記放好，以便隨時查閱。在每天下班前，可以抽出幾分鐘把辦公桌收拾乾淨，並且每天都按照以上的標準進行清理，這樣你就可以結束今天的工作，好迎來明天的一個好的開始了。長此下去，養成習慣，你的辦公桌一定會保持整潔，而這對於你的工作，是有百利而無一害的。任何坐在辦公桌前的人最需要的是，想出某種辦法來及時提醒自己一天中要辦的事項。把最優先的待辦件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽視它們。不要把一些小東西——全家福照片、紀念品、鎮紙、鐘錶、溫度計，以及其他東西過多地放在辦公桌上。這樣它們就不會佔據你有用的空間和分散你的注意力了。你一定要堅持做這樣的工作：每天下班離開辦公室之前，把辦公桌完全清理好，或至少整理一下，而且每天按一定的標準進行清理，這樣會使第二天有一個好的開始。