重要的少數與瑣碎的多數

在工作中我們必須掌握“重要的少數與瑣碎的多數”這個重要的管理原則。這個原理是19世紀末20世紀初意大利經濟學家兼社會學家維弗烈度·帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因素通常只佔少數，而不重要的因素則佔多數，因此只要能控制具有重要性的少數因素即能控制全局。這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“80/20原理”——即80%的價值是來自20%的因素，其餘的20%的價值則來自80%的因素。下面的實例可以闡明“80/20原理”的內涵和重要性。實例一：在存貨管理上，有“ABC分類法”，將存貨分為A、B、C三類，A類代表“重要的少數”，這類存貨量少價值高。它們應備受重視而享有最佳的存貨管理，包括最完整的記錄、最充裕的訂貨等候時間、最小心的保管等。C類存貨則指“瑣碎的多數”。這類存貨量多而價值低，例如文件夾、訂書釘、紙袋、信封、郵票等辦公文具皆屬於這類。對這類來說，簡直不需有任何存貨管理，因為如施以這種管理，則所花的費用可能超過這些物品本身的價值。因此在一般情況下，負責存貨者發覺這類物品用完時，才設法予以補充。B類存貨則指介乎C類與A類之間的貨品。通常這類貨品的存貨管理可採用機械化方式進行，亦即當存貨數量降至某一特定數量時，企業應自動增補存貨。實例二：某保險公司在偶然情況下針對其客戶交易額的大小進行分類，結果發現總營業額之中幾乎有90%源自總客戶中不足10%的大客戶。這個發現促使該公司對大小客戶一視同仁的營業政策實施巨大的改變——集中時間服務於少數的大客戶。結果，該公司的總營業額及利潤即出現增長的趨勢。實例三：某公司曾經要求各階層主管指出阻礙公司利潤增長的因素，共有37項。由於項目太多，無法同時予以解決，於是公司領導要求各階層主管將這37項因素按其重要性的高低順序予以編排，終於發現頭五項因素是阻礙利潤增長的罪魁禍首。實例四：某鐘錶公司的總裁發覺該公司所生產的眾多的鐘錶型號之中，約有1/3型號的銷售額只佔總銷售額的4%，於是，他決定停止這些型號的製造，在其後六個月內該公司的利潤逐漸得到遞增。實例五：某部門主管因患心臟病，遵照醫生囑咐每天只上班三四個小時。他很驚奇地發現，這三四個小時所做的事在質和量方面與以往每天花費**個鐘頭所做的事幾乎沒有兩樣。他所能提供的唯一解釋便是：他的工作時間既然被迫縮短，他只好將它花在最重要的工作上。這或許是他得以維護工作效能與提高工作效率的主要原因。實例六：傳統式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位於上端，冷藏庫則位於下端。當你使用冷凍庫時，可以維持站立的姿勢，但使用冷藏庫時，則往往非蹲下不可。由於冷凍庫的使用機會只有20%，而冷藏庫的使用機會則高達80%，致使許多家庭主婦在使用電冰箱時往往因蹲下的次數太多而感腰酸背痛。基於此，某家電器公司在電冰箱的設計上，將冷藏庫置於上端，而將冷凍庫置於下端。這種新型的電冰箱可以減少使用時蹲下的次數，結果大受消費者歡迎。“80/20原理”是我們必須掌握的一項重要的工作方法。“80/20原理”對工作的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。你應該將時間花於重要的少數問題上，因為解決這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。