有效的方式，從廢紙簍開始

社會學家和經濟學家肯尼士·包汀說到：“社會系統中最重要的要素，不是資料而是知識。一部電腦所能做的只是處理資料。另一方面，知識的獲得多來源於資料，而不是資料的獲得。事實上，機構的功能即在於此，有人把機構稱之為廢紙簍系統。換句話說，就是阻止有些資料到達高層經理人員桌上的一種工具。否則，高層經理人員就會得到過多的資料。”減少文件堆積的最有效工具之一，是個大廢紙簍。不錯，一個小的廢紙簍可能馬上就要堆滿了，廢紙簍是你丟棄大量文件的好地方。可是，一旦紙簍滿了，人們常找其他較為耐久的場所去放置廢物。這有點不像話，因為丟進紙簍里的文件不會再出現，而你把文件放在其他地方，將佔用大量的空間和時間，而本質上卻一點用處都沒有。一個大的廢紙簍可以算得上是文件分類方式的主要部分，在你處理手頭的文件時，它對你相當有用。有效處理文書的方式包括下列幾個範疇：（1）立即處理——不要擱下來不採取行動。（2）閱讀並保存——第一次閱讀時，你該知道哪些是有用的資料，將那些認為有必要保存的東西，收集起來。（3）閱讀後丟棄——第二次閱讀時，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在兩周內不看的話，就扔了吧。（4）文件檔——收集資料，準備保存的地方，直到採取行動為止。最後一項，正如你所料到的，是廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個人利用時間的情形。另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。算算看，你多久才用一次你所歸檔的各式各樣的資料。你可以把每一類資料拿出來，問問你自己：“如果沒有這份檔案的話，最壞的情形會怎麼樣？”你會發現大部分的答案會是“沒有什麼了不起的事情會發生”。如果你真正需要某一份資料，你也許會在公司其他部門或某一個人的檔案中找到；或者你打一個電話就可以解決問題；或者沒有這項資料也過得去。當然，我們並不是說翔實的檔案就毫無用處，但問題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那麼多時間和精力去彙集、整理、歸檔和保存。你可以估計一下，把公司的舊通報、一般公文、別人簽呈的副本等等都進行歸檔究竟要用多少時間，然後問你自己，如果你把同樣多的時間用在達到你主要的目標上，對公司是不是更有益處。