每天制一個圖表

在麥肯錫工作，典型的一天可能會有這樣一些內容：早晨9點，你以快速的頭腦風暴開始一天的工作，10點鐘跑去訪問客戶，11點去工廠，然後是和你的上司一起吃一頓快餐。接下來也許是訪問更多的客戶，參加團隊一天的小結會，然後又急急忙忙趕到沃頓商學院參加一個招聘會。在所有這一切進行的過程中，事實很容易會彼此交織在一起，就像不同顏色的墨水同在一張吸墨紙上一樣。即便在訪問時你做了很好的記錄，在團隊會上也有筆記，要點還是有可能漏掉。事實上，這種情況每一個工作中的人每天都能遇到。事情是如此的多，而工作又千頭萬緒。我經常聽到有人向我抱怨：每天總是忙碌而凌亂，有時候累得暈頭轉向，卻又常常將一些重要的事遺忘，真不知該怎麼辦才好？要避免如此，麥肯錫的經驗是，每天制定一個表格，讓表格來幫助你。只要養成了習慣，你會發現，表格自己會說話。究竟每天要做些什麼呢？你可以在一天結束時靜坐半個小時，首先問問自己：“今天我做到的3件最重要的事情是什麼？”然後把它們記在一兩個表格里——沒有什麼奇特的，整不整齊也不重要。如果事實不易製成表格，把要點記下來就行了。把它們放在不易丟失的地方——不要僅僅把它們塞進文件格了事。隨後再想想明天的工作計劃，並以表格的形式把它們記載下來。有時候，你還可以把你的所感所想和了解到的新內容記下來。這些東西有助於深化你自己的思維。你有可能用到它，也可能用不到，無論如何，一旦你把它凝結在紙上，你就不會忘記了。這是真正行之有效的工作方法。製作一張簡單的圖表並不需要多大的精力，然而真正珍貴的應該是它的內容。通過製作圖表，你可以尋找通向成功的最近距離的路，從而減少一些坎坷崎嶇；你可以及時地對自己的工作進行反思，甚至及時地注意到可能發生的情況。這既是你對未來的預覽，也是你對現在的掌握。圖表是用來傳遞和表達信息的一種工具，別把他當成是一件藝術品。圖表越複雜，傳遞信息的效果就越差。圖表所要表達的信息務必一目了然，因此，如果你想用相同的圖表表達不同的信息，那麼最好還是重畫幾張，以便清晰地說明每個問題。像制定圖表一樣，每天抽出幾分鐘，對當天的工作和圖表的內容進行小結和回顧。這是這項高效工作方法的最後，也是最重要的一步。每天制定一個圖表對你工作的幫助是非常巨大的，但它以持之以恆為前提。指望某一天心血來潮，制定一個圖表就能給工作帶來明顯的好處是不現實的。堅持一個月，你再來看看圖表的威力吧，它會讓我們得到許多意想不到的收穫。首先，圖表會讓我們隨時都目標明確。成功總是沿目標前進的，目標的制定和執行對於一個人的成功非常重要。在制定目標的時候需要我們依照一個表格而行，因為目標常常不是一下子就能制定好的，有時需要反覆的思考論證、取捨定奪，即使花了不少的心思制定出來，也還需要隨着時間的推移、認識的提高、情況的變化而不斷加以修改、補充、評估和驗證。每個人都有眼前的特定目標。例如，你準備明天做什麼，或希望下個星期與下個月作什麼。你最好把有助於你達到中期和遠期目標的近期特定目標寫下來，這樣目標會更容易實現。你可以試一試，在一周內每天花10分鐘列出你所有能考慮到的目標。一周后你手頭上就會有幾十個甚至上百個可能實現的目標。這樣做會迫使你寫出自己的願望，這是把你的目標開始轉變為現實的最好的方法。圖表讓我們的目標變得可以觸摸和實際，從而避免我們浪費時間和漫無目的地瞎干。其次，圖表會為我們節省大量的時間。製作表格的一個明顯好處是可以排定事情的優先次序，可以明確一些事情究竟是應該做還是不應該做。排定優先次序可以幫助你確定你已將最重要的事放在最優先的位置上。沒有表格，你就失去了一份行動的規劃書。同時，因為確定了事情的優先順序，表格會幫助我們節約許多寶貴的時間。在工作中，我們經常能聽到類似下列的說法：“天啊！時間過得真快”、“我的時間總是不夠”、“時間對我來說過得特別快”、“這件事不急，我可以留待明天再做”、“真是抱歉，我延遲了一點”、“我忘記了時間了嗎，這總可以了吧？”其實，你所擁有的時間既不比別人多，也不比別人少，唯一不同的是，成功人士不但善於合理的利用時間，而且還會努力地去爭取時間。你能詳細的指出在工作中的每一分鐘，或者每一個鍾頭裏做了些什麼是嗎？其中有多少時間是用在有意義的和有用的事情上的？更重要的事，因為不合理的工作方法，又浪費了多少時間？我所能告訴給你的只是，每天制定一個圖表，是麥肯錫管理時間的唯一秘訣。第三，圖表還能調動我們的工作積極性。每天制一張圖表，可以使你對自己的目標更清晰，當一天的工作結束時，檢視當天的圖表，可以發現哪些工作還沒有完成，哪些工作還可以做得更好，從而使自己的積極性能夠充分地發揮出來。工作是需要激情和熱情的，愛默生說：“缺乏熱忱，難以成大事。”很難想像，一個沒有激情和熱情的人能夠持之以恆地高質量地完成自己的工作。而每天制定一個圖表，可以讓我們化繁為簡，永葆激情。