列出你的清單
假定你的團隊正在為著名的製造商阿卡米飾品做一項商業研究。你們需要解決的問題是“如何銷售更多的產品”。團隊的成員們或許會提出以下幾種方法提高銷量:(1)改變把產品銷售給零售商的方式。
(2)改善面向消費者的產品的市場營銷方式。
(3)降低產品的單位成本。
這些方法看上去很普通,但沒有關係,接下來,你的團隊將會針對細節層次的問題進行討論,最重要的是,你們列出來的項目要符合MECE的要求。
假定你們增加了另外一項內容,例如“重新調整產品生產程序”。那麼,這個項目怎樣與你們已經列出的三個項目保持一致呢?“重新調整產品生產程序”,這的確是一個很重要的問題,但它並非與其他三個項目一致,因此不能作為第四個項目。它包含於“降低單位成本”這個項目中,與“調整分銷系統”“改善存貨管理”等二級項目一致且並列,因為它們都是減少產品單位成本的方法。
由此,你們可以列出以下清單:
(1)改變把產品銷售給零售商的方式。
(2)改善面向消費者的產品的市場營銷方式。
(3)降低產品的單位成本。
a.調整分銷系統。
b.改善存貨管理。
c.重新調整產品生產程序。
你會發現,將“調整分銷系統”“改善存貨管理”“重新調整產品生產程序”這三個二級項目中的任何一個項目或是全部項目與其他三個一級項目並列在一起都會造成重疊,而重疊則意味着你在思考問題的過程中出現了混淆、不清晰的情況,這很容易給你自己或是你的客戶帶來困惑。
當清單上的所有內容都做到了“相互獨立”時,你就要對其中的每個項目進行審視,以保證它同時包括了與這個問題有關的全部內容或項目,也就是做到“完全窮盡”。我們回到“重新調整產品生產程序”這個項目,將其歸入“降低產品的單位成本”這個一級項目中。現在,你的團隊成員或許會提議:“我們應該考慮通過生產程序提高產品質量的問題。”
這個提議很正確,但這是否意味着你要遵循這種固有的正確性,將其作為“重新調整”這樣的問題呢?答案是否定的,你應該重新整理一下你的清單,將“重新調整生產程序以降低單位成本”歸入“降低產品的單位成本”一項,將“重新調整生產程序以改善產品質量”歸入“改善面向消費者的產品的市場營銷方式”一項。如此一來,你就得到了以下清單:(1)改變把產品銷售給零售商的方式。
(2)改善面向消費者的產品的市場營銷方式。
a.重新調整生產程序以改善產品質量(3)降低產品的單位成本。
a.調整分銷系統。
b.改善存貨管理。
c.重新調整生產程序以降低單位成本。
這樣項目的結構就清晰多了。如果團隊的成員還提出了一些並不適合主要內容但很有意思的想法,那麼應該怎麼辦?你可以忽略這些想法,但這樣做對阿卡米公司無益;你也可以把這些想法單獨作為一類項目列出來,但這樣一來,清單又顯得過於複雜了。在麥肯錫,一份完美的清單所包含的一級項目應該在2~5個之間,當然,3個是最理想的。
當遇到這種兩難的情況時,麥肯錫人有一個絕妙的方法:列出一項“其他事項”分類。當你有兩三個好想法,又不知道該把它們歸入哪一類時,就可以將其全部歸入“其他事項”中,這是麥肯錫人在長期工作中總結出來的方法。
但是,需要注意的是,“其他事項”應避免列在一級項目中,因為這看起來有些不倫不類,而且過於突出。只要把它歸入一級項目就可以了。整個清單的一級項目要盡量列出最重要、最出色的想法,避免無關緊要的內容。當然,“其他事項”能夠幫助你保持“相互獨立,完全窮盡”,即使其他所有方面都判斷失誤,“其他事項”依然可以讓你全面且深入地把握所遇到的各種問題。
當你了解了“相互獨立,完全窮盡”的思維方法,並且將其積極地運用到解決問題的過程中,那麼你在整理問題思路的過程中就必定會自然而然地顧及更多方面,將橫向和縱向都考慮周全,並且保證每一部分都是彼此獨立的。這樣一來,你對問題的認識也就更加清晰了。
在運用MECE法則時,你還應該注意以下幾點:
1.要做到全方位、多角度地考慮問題從不同方位、不同角度考慮問題,你得到的結論也會有所不同。如果只沿着一條思路前行,那麼很容易誤入歧途或是鑽入牛角尖。開闊你的思路,嘗試不同的道路,你或許可以發現以前沒有發現的重要信息,或是突然迸發出新的想法,這都是極其珍貴的。
2.儘可能多地收集事實依據
MECE法則要求深入地分析和了解對問題產生影響的各個因素。要想做到這一點,就必須儘可能多地收集事實資料,以事實為依據,呈現真實的信息。詳細列出與問題有關的所有事實,資料越多,對問題的認識就越全面,從而提高證明或推理的正確度。
3.利用圖表分析問題
複雜的問題之所以複雜,往往是因為其中包含着過多的影響因素。這些因素有的能夠清楚地看到,有的則隱藏其中,它們互相交錯、彼此關聯,即使你可以列出所有因素,也未必能夠將其梳理清楚。
圖表是一種直觀的手段,它幫助你簡化問題、理清思路,分清問題的主次,把問題的結構更加完整清晰地呈現出來。藉助圖表思考問題,能夠幫助你全面且完整地了解問題、分析問題。
“相互獨立,完全窮盡”的MECE法則無疑會讓你受益,也許你此前從未聽說過這一法則,那麼在對其有所了解后,就儘快採取行動吧,你一定會從中獲得驚喜的。