第十篇 物流組織內部職能管理（1）
第三十九章物流組織行政管理規範
第一節物流內部組織架構
一、中級階段組織
⑴20世紀50年代前，通常只把物流的功能局限在便利和支持工作方面，因而物流的組織責任遍佈整個工廠各部門。這種部門分割的現象，意味着物流方面的工作缺乏跨職能的協調，從而導致重複和浪費，信息常常被扭曲或延遲，權利界線和責任常常是不清的。
⑵20世紀50年代，經理們終於認識到了要控制好總成本，重組機構，物流才能成為一個一體化的組織。認為所有的功能最終將作為一個單一組織，致力於整個系統的績效方面的工作的一體化示例已盛行了35年。
⑶到20世紀80年代中期，通過最終的分析，人們日益明確地認識到功能集中的示例也許不是物流一體化最好的方法。於是廠商們就把組織的重點，從功能上轉移到過程上了。此時，廠商們開始檢測物流能力在產生客戶價值總的程序中所扮演的角色。將焦點集中在過程上，在很大程度上減輕了將功能聚到無所不包的組織單元中去的壓力。管好整個物流過程遠比單獨去加強個別的功能更重要。於是，半功能分離而以信息拉動一體化的努力僅集中於物資配送或是物料管理。這種未能將物流經營管理綜合進一體化系統中的原因，部分是由於全神貫注於特定功能的績效上，諸如，訂單處理或採購，它們被視為對傳統運行是至關重要的。中級階段對於總的整合的限制因素在於，缺少跨功能的物流信息系統。作為一項原則，組織整合反應了工廠的信息系統能力。
⑷中級階段的重要性在於物流被單獨挑選出來，並提升到一個更高的組織權力和責任的地位上去。這一簡單的動機就是將物流定位到一個更高的組織水平上去，增加它的戰略影響。物資配送具有獨立的地位，因為對廠商來說，客戶服務的績效，對於總體的成功是至關重要的。這樣，在中級階段組織中提升到更高的組織領導地位的關鍵團體，通常取決於企業主要業務的性質。
⑸中級階段組織的一個重要點在於物資配送和物料管理的一體化開始被金融界、生產商和市場營銷等對象認可。其他的企業官員僅將這些整合視為一些較之以純粹減少成本或遏制政策做出反應，更多的一些努力而已。一體化單位在中級階段組織中作用尤為突出。中級階段的組織在今天的工業中可看到，它仍能很好地保持作為最能被採納的促進物流的方法。
二、高級階段組織
1．20世紀80年代初，作為物流復興的高級階段的組織開始出現了。這個組織結構試圖在一個高層經理的領導下，統一所有的物流功能和運作。高級階段組織結構層次的趨勢是清晰的，它將實際上可操作的許多物流計劃和運作功能歸類於一個權力和責任下，目的是對所有原料和製成產品的運輸和儲存進行戰略管理，實現企業利潤最大化。高級階段物流組織方法為指導從原料採購到客戶發送等財務和人力資源的有效應用提供了條理分明的體制結構。這樣，高級階段的物流組織將廠商定位在可以處理採購、生產支持和物資配送之間的利益互換方面。
2．物流信息系統的快速發展，促進了高級階段組織的形成。信息技術可用來計劃和運作徹底的一體化物流運作系統。高級階段組織的好幾個方面需要進一步的討論。
⑴物流資源計劃包括了計劃和協調運作管理信息的全部潛力。訂單處理的需要直接產生對建立數據庫的需求。物流資源計劃促進了一體化。計劃是建立在產品/市場預測、訂貨程序、庫存狀況和決定總的任何計劃時期要求的戰略能力基礎上的。
⑵歸類在物流支持下的所有能力被定位為運作服務。這個使總的物流運作一體化的機構，給這些共同的服務確定了方向，重要的是強調物流支持並不是一個職能部門。這個組管理每日的物流工作，它被建設成為矩陣負責制，從而可以在物資配送、生產支持和採購動作之間進行直接的溝通。
⑶物流的每一個領域——採購、生產支持和物資配送——被組合構建成一個獨立的直線運作單元。直線領導的權力和責任可使每一項支持服務在總的一體化物流努力框架內完成。界定好了運作責任的範圍，作為一個動作單位，對製造的支持和對採購及物資配送的支持是同等對待的。每個單元運作是自給自足的，因此，每個單元都有靈活性來適應其各自的運作領域所要求的關鍵服務。另外，由於總的物流活動能在一體化的基礎上被計劃和協調，地區之間就可以進行綜合運作。
3．最高層次的組織是總體計劃和控制。這兩項努力的結果促進了一體化。計劃組關注的是長期的戰略定位，並對物流系統質量改進和重組負責。物流控制的注意力集中在成本和客戶服務績效的衡量上，是提供製定管理決策的依據。物流控制程序的開發是綜合物流經營管理最關鍵的領域之一。之所以需要進行精細的衡量，是由於日益強調客戶服務績效。衡量任務是極其重要的，因為在物流中包含着大量的運作和資本費用。
三、虛擬結構
⑴虛擬組織的含義要比單純的建立結構的透明度更廣泛。必須注意一個對管理聯盟的奮鬥目標具有重要意義的問題，那就是一個單獨存在的實體，為了共同的目標，既可聯合多種力量，也可使它們解散。
⑵所謂“虛擬”，其實質是，為使公共合作的廠商的核心能力結合起來，用靈活有彈性的方式將它們組織在一起。以對物流服務供給者的未來產生重大影響。這種可靈活處理的物流能力理念的本質是，使用者在需要時即可獲得，然後在不再長期需要時即可拋棄。靈活處理物流的理念可在專項促銷、季節性和新產品的開發和介紹等領域應用。
⑶當廠商不斷地聯盟而隨後又分解的事實，對透明性和虛擬的強調給以相當程度的可信度。認為過程即是最終的理想物流組織是不確切的，因為有幾個不同的有關組織未來的方案在技術上是可行的，其中一個最值得考慮的計劃是，正式的層次命令和控制組織結構，將會被非正式的電子網絡，即通常所說的虛擬組織所取代。
⑷一個虛擬組織，不管它是一個總的企業或是一個特定的核心能力，將會作為一個整合績效的提供者而存在，但不作為一個正式組織結構的確認單位。通常，物流工作隊伍間會通過電子通信連接，以整合流程的方式完成這個過程。這些工作隊伍就他們成員的正式組織結構而言，應該是透明的。換句話說，正式的組織圖可以不和實際工作流有關。實際上，物流的未來組織，應該在組織中實行功能分隔，將注意力集中於工作流而不是結構。
⑸完成物流工作的責任將由使用者在組織上定位。在這個意義上，使用者包括那些需要運輸、倉儲、庫存，以及其他物流服務的組織。那些對該物流提供服務的工廠的加入，使整個物流的靈活性和互動性加強。本質上，其最終的結果是授權，遍佈於整個企業的每一個組織將會要求它完成物流服務。由此可見反整合的變化是基於這樣的信念之上的：物流功能不需要組織下達一個特定的命令，也不需要控制結構來有效地協調任務的完成。為了滿足客戶對速度和反應的要求，權力將會下放到下層組織中去，總部主要制定戰略，而把具體動作交由一線完成。組織將會日益發現它們可在沒有命令和控制的組織結構的情況下，抓住整合物流的利益。只有在思想上和組織結構上都有大的轉變，才能把信息技術利用充分。
⑹由於原有的命令和控制的結構在長期的商業歷史過程中是難以改變的，因此，一些人相信，根本的改變只有在原來的組織解決方法被徹底拋棄或反整合時才會完成。這種認為，在取得信息技術的好處之前，要求對傳統組織結構進行反整合的信念確認，其實在文獻中已有所記載，將物流分隔的建議是與反整合理論相一致的。如果以功能分隔信息的協調網絡作為現實的物流組織解決方案，那麼，會使物流組織更為緊湊和有效。正如已經一再指出過的那樣，當前存在的信息技術，已使得電子顯示組織結構和協調行為成為現實。對一些在這一方面實踐的最好的組織結構進行研究的結果表明，開始時，供應商與其說是在實體上和組織上使分隔的工作相連接，不如說是以電子手段使它們相連接更為恰當。
⑺儘管上面的這些爭論還未窮盡，但已表明經理們對放棄正式一體化組織的主要關注點。誰都知道改進績效的關鍵在於，電子網絡能提高物流活動的相關性和靈活性，從而比形式上的組織結構更便於協調物流活動。
⑻其實，在為實現一體化要求而提出按功能組織歸類的示例時，信息技術尚未存在。有許多涉及反對功能分隔的爭論：第一，最重要的是害怕分隔將會產生功能固定的危險或分隔物流的短視特徵；第二個擔心是怕失去在物流運作中至關重要的規模和範圍，從而導致不經濟性；最後，如果相似類型的工作分佈到作用者的組織中而沒有正式的反饋機制的話，就會降低工作標準化和簡易化程度。
⑼從技術方面看，人們有理由假定，按照在現行的命令式和控制式的安排下，我們當前所理解的形式上的物流組織，是難以繼續存在的。而電子顯示和以信息為基礎的物流工作的網絡，卻能有效地促進一體化的進程。這樣的協調，既能保持一體化績效的主要方面，又能在實現最大程度的標準化和簡單化方面，做到知識與技術共享。這樣，不論何時、何地完成的物流工作，都能通過物流網絡的部分信息而為人們所掌控。這種既能分享需求和有效程度有關的公共信息，又能保持地區控制的做法，在更易於提供物流的有效性方面，遠比當前採用的最好的實踐模型更具有潛力，具有商業功能的組合。它那種不拘形式的網絡，是由信息共享而連結的。
第二節集權與分權
一、集權和分權
⑴在過去的幾十年裏，物流經營管理趨勢正朝向著更集權的組織方面發展。然而，最近分佈式信息處理的發展，不再要求有一個集權的物流組織來提供有效的數據處理，結果出現了將物流責任推向組織底層的趨勢。
⑵集權的優勢在於可將高成本的物流設備設施統一規劃，合理安排。需要集權的程度和企業運作的總體性質之間存在着直接的關係。物流集權的一種常見的形式是一個部門或服務公司，作為一個共同的支持集團為同一的單位運作許多跨部門和戰略商業單位的物流集合受到這樣的客戶鼓勵：他們用一張發票在一個集裝箱內裝上各種來自不同商家的產品。
⑶集權和分權組織的區別，傳統上是按照授權給特定運作單位的權力和利潤責任來區分的。高度分權制是指某一企業中各部門高度自治。在完全的分權結構中，每個組織單位要對自己物流的計劃和執行負有責任。例如，在分權環境中，個別的工廠都應該控制和協調他們自己的運輸和採購需求。相反的例子是集權組織。在集權組織中，物流的計劃和執行都直接聽命於中央領導集團，諸如對企業的交通和採購，都由中央領導集團獨斷決定每一個工廠應使用哪一個運輸者和哪一個供應商。但在今天，這種分權與集權的界限變得越來越不明顯。
⑷儘管上層的力量支持高度集權化的組織，但是信息技術的實用性帶來的特有的便利，卻通常被認為有利於分權。不可避免的結論是關於集權和分權的傳統的觀念，已經失去了它的可信性，它根本不適合當今的實踐。鑒於物流信息系統當今所具有的能力，將組織理念和運作實踐結合起來是可能的。經理對重組物流組織的關注點，是要協調那些他們關心的長期信念與實施之間的差別。
二、放權
⑴放權的動機是信任，如果第一線的僱員，根據自己的判斷，被允許採取合適的行動的話，則可以加強滿足客戶的總體努力。這種現場決策能大大加速廠商對客戶要求的反應。在物流上，放權的範圍可從一個電話滿足所有的訂貨要求到現場解決發送問題。
⑵放權的要點是委託第一線的僱員在對付日常情況時，使用其正確的判斷力。對於中層管理人員也是這樣的。一個組織被放權的程度反映在反應速度上。在被放權的組織中，許多決策不需經過多級業務層次的批准即可做出，因此僱員有最大的機會去完成分配給他們的工作。放權意味着託付。當今放權的新穎之處在於僱員被允許且期望他們自己做出與完成分配的工作有關的決策。
⑶放權對於物流有其特殊意義。根據支持物流工作所需的具體放權的程度，要求前線經理定位在能獨立完成自己工作的各個方面。如果領導的本質是靈活的，那麼如何工作的細節，最好是通過標準化方法和最大簡化而程式化。通過這樣的程式化、靈活的運作來滿足重要客戶，客戶要求的基礎就建立起來了。放權只有在差別優勢和差異手段已建立起來的組織里才是有效的。
第三節物流聯盟管理
一、聯盟
儘管大量的廠商試圖創建聯盟，但是大多數的經理卻報告說，他們的組織對實施或衡量這種安排的績效並沒有清晰的方針政策。儘管不少貿易和學術文章就應尋求怎樣的聯盟提供過一些指導，但多數都介紹得比較籠統。然而，有6個方面，被確認為對於成功的聯盟的發展是至關重要的：基本規則、廣闊的渠道的透視、信息共享、角色特定、選擇匹配和退出條例。關於聯盟為什麼失敗的原因也被確認：運作框架不當、信託不當、衡量不當、人員意見不協調、目標模糊、口頭承諾。儘管上述所列舉的幾點是很有意思的，但除作描繪外，它並不能確切地指出聯盟失敗的原因。
為了更好地理解，現對一個聯盟為什麼能成功作一分析，這是一個關於百貨製造工廠的案例，因為它通常被認為是跨組織安排的領先者，指導方針包括創建聯盟，實施聯盟，維持聯盟的生命力。
二、創建聯盟
對聯盟初始類型的一個潛在的解釋是進行權利購買。在買賣關係中，賣者往往會根據客戶的要求實行合理的變革，以促進組織間的交換。同樣，生產商的人員，也會按照他們上級經理的聯盟理念，主動地與供應者討論創建聯盟的事宜。當一個銷售的廠商就形成一個聯盟而接近一個潛在的客戶時，它的建議，不論在份量還是在影響上，都不如來自購買者廠商組織里提出的同樣建議。這裏所研究的聯盟通常是由被稱為客戶的夥伴發起的。這在所有的製造商—原料供給者生產商—服務供應者關係之間都是如此。有趣的是，許多原料供給者說，他們試圖與其他生產客戶建立聯盟，但不能成功。
生產者—商人聯盟卻顯示了某些與這個聯盟初始類型相異之處。雖然，所有在這個渠道水平上研究的聯盟是由商人正式發起的，但在一些情況下，顯而易見實際上是由製造商提出了最初的想法。換句話說：對於聯盟的成長，生產商播了種子，也就形成了這個聯盟的生存活力的概念。當商人準備結成這個聯盟時，它就會發起更詳細的討論。
如果聯盟包括了許多在不同條件、能力或競爭要求動作下的夥伴工廠、倉庫，就要評價其一體化的能力。這對於多個分銷中心或儲存點的商人尤為重要。在這種情況下，關鍵的問題在於，內部單位利用共同的動作實踐和相容信息系統的能力。靈活地適應以市場為基礎的特殊的要求，對於聯盟的長期生命力是重要的。
發展一個聯盟要考慮的另一個關鍵因素是提出創意的廠商必須完成一個有深度的對其內部實踐、政策和文化的評價。發起廠商為實施和支持一個成功的聯盟，應該對它進行任何必要的內在變革的能力做出評價。比如，在生產商—原料供應者聯盟中生產不得不檢驗他們對每件產品定價作出詳細說明的能力。這是因為，購買者需要一種使無形的聯盟利益與競爭相結合的定價方法，因此，購買者較在意整體市場定價，而非精確的市場定價。另外一個內部的評價是對關於聯盟在集中管理方面真正授權的能力的評價。比如，製造者需要對運作和戰略一體化的水平做出誠實的評價，以便他們能培育與服務供應者的關係。聯盟初始設計所設想的一體化所能帶來的競爭優勢，如提高生產率或對客戶訂單做出快速反應等，只有通過廣泛的信息共享取得。聯盟夥伴間要及時分享有關係統能力水平、數據、分析、績效衡量和訓練等問題的回答信息。
三、聯盟運作
成功運作的關鍵是明智地選擇一個夥伴。合作夥伴必須具有相容的文化、共同的戰略遠見和相互支持的運作理念。組織文化並不必須是一致的，而戰略意圖和理念必須是相容的，以保證核心能力和力量是互補的。聯盟應從小的規模開始，這樣可以取得初步的成功。重要的是這樣早期的勝利可以大大地觸動，並建立起對聯盟績效的信心。在生產者—原料供應者聯盟中，以小量開始，意味着最初並不需要在信息技術方面進行投資，只要手工的交流系統就足夠了，且可為關鍵接觸提供機會。關鍵的問題在於聯盟的形式越簡單越好，結構越清晰越好，然後在改進會顯著增加價值時，再在複雜技術的安排上作微調。
比如，生產商對服務供應者發起建立聯盟的願望，部分原因是為了改進倉庫運作和提高運輸可靠性，以及增加聯合項目，以支持他們在市場上的特殊戰略競爭優勢。即使服務供應商是領導者，但生產商通常卻對質量、績效衡量標準有更卓越的構思和運作能力。聯盟夥伴之間的吸引力，就服務供應商而言，在一定程度上取決於服務供應者的能力和願意完成具有創造性的、改革性的動作；願意為生產商提出的問題提供以信息為基礎的解決方案；而就製造商而言，則取決於生產商是否能滿足服務供應商所要求的內在質量和完成作為生產商的績效衡量技術。在這種意義上，聯盟夥伴的運作理念相互之間是支持和互補的，尤其是在改進系統物流過程的共同戰略遠見方面。
四、延長聯盟的生命力
聯盟生命力的長期延續，取決於三個關鍵活動：雙向的績效衡量方法、共同的戰略和運作目標，以及正式和非正式的反饋機制。
績效的反饋可通過正式和非正式的方法進行。年度審查是對聯盟績效的正式評估。這些審查通常由最高層管理人員牽頭進行，其主要關注點集中於檢查和更新戰略目標。季度的或每月的審查僅在所研究的一部分聯盟進行。這些審視不如年度評價那樣正式，而且通常不經過最高層管理人員。他們集中於追蹤和審視戰略目標和運作績效。為了便於連續的追蹤，必須把所定的目標轉換成為專門的績效指標，對於所使用的績效指標和測量頻率應該由聯盟各方共同決定，而且應該是雙向的。通常生產者和原料供應商之間使用的指標，特別集中於供應商的績效性質，諸如，及時發送和質量等方面。這裏所研究的聯盟——生產商和原料供應商共同開發了一個成功的指標，這個指標就是總的系統庫存。對此，供應商認為，重要的是夥伴雙方都減少了庫存，而並不只是製造商。生產商歷史性地通過將庫存退回原料供應商。而使自己的庫存減少。總的系統庫存指標考慮了夥伴雙方的庫存，利於真實反映庫存減少的情況。
實施聯盟時，必須共同決定戰略和共同目標。這種主張雖然已經在一些學術和商業的文獻中被廣泛的討論過，並且成為常識，但是對於諸如追蹤、審視和經常性地更新這些目標以贏得長期的改進，恐怕尚未很好地得到理解。比如，一個生產商要開發一種新的產品，就應該建立一個有關產品的定位，尤其是要確定怎樣將它推入市場的目標，引導人們接受新產品的關鍵就是這個目標的制定。
每周或每日審視在所有聯盟中都以非正式的方式進行。這些審視應該由關鍵接觸者處理，主要是用來解決問題和確認潛在的改進機會。這對於解決或避免衝突是極為重要的，並有利於關鍵接觸者發展緊密的工作關係。雖然程序在性質上是非正式的，但解決的機制常常是相當詳細的。例如，不在同一地點運作的兩個生產商——服務供應商的聯盟中，涉及的夥伴在每一個工廠和服務供應商的客戶中心或倉庫設施之間都有專門的接觸人員的名單。
第四十章物流組織行政管理制度與表格
第一節行政部門人員崗位職責
一、總經理崗位職責
⑴負責物流組織總體事務的全面處理，帶領所有員工共同努力，及時完成所擬定的各項目標。
⑵建立、健全物流組織的管理體系，使之合理化、精簡化、高效化。主持每周總經理室的辦公例會，並針對各種問題進行指示和講評。傳達政府或總經理室的有關指示、文件、通知，協調各部門之間的工作，使物流組織有一個高效率的工作系統。
⑶選聘、任免副總經理、總經理助理、部門經理等；擬定企業機構設置、員工編製及重要人事變革；負責管理人員的錄用、考核、獎懲、晉陞等，
⑷制定物流組織的經營策略與管理目標，包括制定各種規章制度和服務操作規程，規定各級管理人員和員工的職責，並監督貫徹執行。制定市場拓展計劃，帶領營銷部進行全面的推銷。制定物流組織一系列價目等。詳細閱讀和分析每月報表，檢查營業進度與計劃的完成情況，並採取適當對策，保證企業業務順利進行。
⑸負責制定並健全物流組織的各項財務制度。閱讀和分析各種財務報表，檢查分析每月營業情況，督促財務部門做好成本控制、財務預算等工作，檢查收支情況、應收賬款和應付賬款等。
⑹定期巡視公眾場所及各部門的工作情況，檢查員工服務態度和服務質量，及時發現問題、解決問題。
⑺培養人才，指導各部門的工作，提高整個物流組織的服務質量和員工素質。
⑻加強物流組織的維修保養工作和安全管理工作。
⑼關心下屬，以身作則，使員工具有高度凝聚力，並要求員工以高度熱情和責任感去完成本職工作。
⑽與社會各界人士保持良好的公共關係，樹立優秀的企業形象，並代表物流組織接待重要顧客。
二、副總經理崗位職責
⑴協助總經理做好物流組織總體性的重大問題和根本性的工作，比如經營戰略、管理組織、選人用人等工作，有效地做好技術性的日常工作(計劃、指揮、協調、控制、激勵、考核等)，保證物流組織各項目標的完成。
⑵對物流組織實行具體的經營管理，對外代表物流組織，對內任免下屬人員。
⑶制定各項經營目標、管理章程、經濟指標及各項規章制度。
⑷檢查、督導各級管理人員的工作，協調物流組織內各部門之間的關係，主持召開每周工作例會。
⑸審核和—上報物流組織的年度財經預算，向各部門下達年度工作指標。
⑹保持和發展物流組織與各界良好的公共關係，樹立和提高物流組織的優良形象，開拓各項經營業務。
⑺不定期拜訪客人，了解客人投訴情況和反饋的各種意見，以便於進一步改善、提高管理和服務水平。
⑻檢查、督導物流組織的人事培訓工作，加強人力資源部門建設，發現和培養人才。
⑼努力改善員工工作條件，不斷改善員工的工作環境和生活條件，加強物流組織的安全保衛工作。
三、總經理室主任崗位職責
⑴協調各部門的具體工作，協助總經理監督、檢查各項方針、政策、上級指示及各項規章制度的執行情況。
⑵安排總經理辦公會議，並負責檢查會議決定事項的執行情況。
⑶組織起草各種業務報告，起草和修改工作計劃、制度、報告、總結、請示、通知等文件，並審查簽發前的文稿。
⑷做好物流組織的信息管理，開展市場調查研究，做好綜合分析和統計工作，制定物流組織的各項規章制度和決定供總經理參考。
⑸組織制定物流組織內部行文管理的各項規定，努力使公文管理規範化、全面化，從而提高工作效率。
⑹加強本部門的自身管理，抓好員工的政治、業務學習及考評等，提高工作質量。
⑺掌握市場動態，收集行業信息，為總經理決策提供諮詢和參考。
⑻領導有關人員做好文件打印、收發、歸檔，對外接待、用車管理和印章管理等工作。
⑼協調各部門關係。發生矛盾時，應及時疏導，調查分析，明確責任，並做出正確處理。
⑽完成總經理臨時交辦的各項工作。
四、總經理秘書崗位職責
⑴按物流組織發展的要求及規劃；起草綜合性的業務報告、計劃、總結、決議簡報及本部門的公文函件。
⑵代為總經理處理來文、來函，並按其意圖撰寫信函、電報、電話稿件，核對無誤后交總經理簽署。
⑶負責安排並參加行政例會、總經理蘇公會議，做好會議記錄。
⑷按總經理的指示打印、複印各種文件、資料和信函；將總經理批閱后的內、外部文件及時上傳下達，並定期歸類整理，裝訂成冊。
⑸及時上傳各部門遞交給總經理批閱的請示、報告等，並按批示的意見及時處理。
⑹匯總各類報表，做好企業大事記和外事活動日誌。
⑺分類保管各類文件、簡報、通知等資料，並做好保密工作。
⑻根據總經理的指示編排好重要活動日程表，做好來訪客人、重要會議和活動的預報，安排好各項接待活動。
⑼按規定管理和使用印章及介紹信，做好登記工作。
五、總經理室文員崗位職責
⑴負責總經理辦公室文稿的打印、發送、歸檔工作。
⑵協助總經理秘書處理來往信件、傳真，及時上傳下達，接聽電話並做留言記錄。
⑶負責物流組織內部各類文件簽收、呈送、發文，做好記錄，確保無遺漏。
⑷做好總經理辦公室的有關行政接待事務。
⑸負責印章、介紹信的管理工作。
⑹負責總經理辦公室人員的考勤和工資、福利事務。
⑺負責辦公用品的領取和統計。
⑻負責保管和借閱文件檔案。
⑼完成總經理辦公室主任交付的其他任務。
六、總經理室值班秘書崗位職責
⑴為總經理提供秘書性服務。
⑵負責物流組織內各類文件的呈報及批複后的傳送。
⑶負責檢查信函的處理、登記和回復。
⑷負責總經理室的檔案整理和裝訂工作。
⑸傳送總經理室的文件和報紙。
⑹負責總經理室日常電話的接轉。
⑺承擔總經理的日常來訪接待工作。
⑻每日與值班經理交接班。
⑼負責總經理外出的準備工作(如開具介紹信、生活安排、接送安排及車旅費報銷等)。
⑽完成總經理和總經理室主任臨時交辦的其他工作。
七、部門經理考勤制度
⑴按規定的作息時間上下班，由總經理室負責考勤。
⑵總經理室統計考勤情況，每月及時上報總經理。
⑶因公外出，事前應通知總經理室，說明外出原因並記錄在案。
⑷因病、因事不能上班的員工，應到總經理室請假並說明原因，以便總經理室記錄備案。
⑸因病、閑事、因公不到崗又未及時說明者，按曠工處理。
⑹部門經理考勤情況將作為考評及工作績效的依據之一。
八、辦公室主任崗位職責
⑴全面領導辦公室工作並具體主持物流組織的行政事務工作。
⑵召集辦公室每周例會，制定每周工作計劃。
⑶審核批准1000元以下行政費用開支報告。
⑷審核上報1000元以上行政費用開支報告。
⑸負責防火、防盜及交通等安全管理工作。
⑹負責對外經濟合同的審核簽章及物流組織法律事務的協調工作。
⑺管理總經理室人員編製。
⑻負責對外聯繫的工作計劃的制定與實施。
九、辦公室副主任崗位職責
⑴督辦與上報全物流組織各部門每周的工作計劃。
⑵落實談心制度。
⑶反映員工的思想動態，研究、報批與實施引導員工做好本職工作的激勵機制。
⑷安排佈置企業內部會議的資料準備工作。
⑸組織與安排員工生日慶祝及集會。
⑹負責物流組織的發文管理及報批。
⑺協助物流組織內部各部門的資料整理。
⑻管理辦公室的檔案資料。
⑼審查文件、記錄及內刊。
十、行政主管崗位職責
⑴聽從副總經理的指揮，認真執行上級的工作指令，一切管理行為直接向主管領導負責。
⑵嚴格執行物流組織的各項規章制度，認真履行其工作職責。
⑶負責行政後勤、保衛工作管理制度擬訂，完善、監督和執行。
⑷負責組織編製年、季、月度行政後勤、保衛工作計劃；編製年、季、月度後勤用款計劃，做好行政後勤預算工作，並定期組織檢查。
⑸負責員工生活費用管理和核算工作，建立健全員工生活費用成本核算制度，擬定合理的生活費用標準，對員工工作盈虧標準進行考核。
⑹負責做好物流組織的經營用水、電管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和維修計量器具，抓好電器設備和線路的保養維修工作，加強用水、電費用核算，及時交納水、電費。
⑺負責員工就餐的衛生管理工作。定期詢問員工對就餐質與量的要求，以確保員工就餐的安全。
⑻負責物流組織內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發生，保護物流組織的財產安全，確保生產、工作的順利進行。
⑼負責建立和完善物流組織的安全責任制。建立以防火、防盜、防災害事故為主要內容的安全保衛責任制，做到組織落實、制度落實和責任落實。
⑽嚴格門衛登記制度。一切進出企業的物資，門衛嚴格檢查、驗證，物證相符方能進出，凡無證或證物不符門衛有權扣留，由保衛科查處。
⑾建立和完善後勤崗位責任制，加大員工考核力度，提高服務質量。
⑿加強內部人員的培訓教育工作。協同人事、企管等職能部門，做好員工的日常安全教育和職業道德教育工作，定期開展崗位優質服務評比活動。
⒀按時完成上級領導交辦的其他工作任務。
十一、行政內勤崗位職責
⑴認真學習上級有關文件、指示、協助部長擬定工作計劃。按照後勤部長要求，負責處理辦公室日常事務工作。
⑵負責接待來訪、會議通知、起草工作總結和各種報表的填寫上報工作。
⑶管理本部和計生辦印章，負責本部文件、材料的收發、遞送和整理歸檔。
⑷負責管理分散工作員工。
⑸負責員工住房資料和宿舍管理，收繳房費、暖氣費。
⑹負責發放行政部員工獎金。
⑺負責本部辦公用品計發。
⑻認真完成領導交辦的其他工作。
十二、總經理辦公室檔案保管員崗位職責
⑴按規定管理辦公室的全部文件、檔案、證件、執照、資料和印章；切實做好保密工作，各種文件、資料不得遺失、外泄；定期清理各種文件、資料。
⑵做好上級部門和有關單位的文件的登記收發工作，及時送總經理室領導和有關人員傳閱。
⑶做好各類文件、檔案、資料的收發、借閱、登記工作。外借文件資料要按時收回。
⑷負責物流組織介紹信、印章的保管和監督使用，嚴格按審批程序管理使用公章、證明和介紹信。
⑸保守物流組織的經營秘密。
十三、總經理辦公室通訊員崗位職責
⑴負責有關信件投寄、郵件寄取、內部文件交換工作。
⑵按規定的時間地點投遞、交換文件，接到急件通知應立即去取。
⑶取回的信件、郵件應立即交檔案保管員或秘書，不得拖延上交或丟失。
⑷嚴格遵守保密規定，不私自拆看文件。
十四、總經理辦公室駕駛員崗位職責
⑴服從辦公室主任的用車安排，完成領導交給的正常用車任務。
⑵做好車輛保養維護工作，使車輛處於良好狀態。
⑶自覺遵守交通法規，文明行車，確保行車安全。
十五、前台文員崗位職責
⑴接轉交換機電話。
⑵負責傳真收發與登記。
⑶負責前台接待、登記。
⑷引見、招待、接送來賓。
⑸負責監督打卡和匯總考勤。
⑹負責請假及加班申報單的保管、匯總、製表。
⑺負責鎖門，管理電梯，檢查燈光、門窗。
⑻收發報刊函件及整理保管報紙。
十六、文書管理人員崗位職責
⑴負責做好物流組織文件的收、發工作。
⑵負責文件序號的編製、文件傳遞、傳閱、收回工作。
⑶負責印鑒、禮品、文具的使用發放與管理。
⑷負責對文件承辦情況的了解與催辦。
⑸按行文常規嚴格控制發文數量和範圍。
⑹負責行政介紹信的對外開具。
⑺協助主任收集整理和保管物流組織的大事記、場史等有關資料。
⑻完成領導交辦的其他工作。
十七、收發人員崗位職責
⑴負責報紙雜誌的訂購工作。
⑵負責分發報紙、雜誌、信函、包裹、特快傳遞等，做到及時、準確。
⑶及時發信、退信、退函、不丟失信件。
⑷對於電報、特快傳遞要及時通知各部門，做到不延誤。
⑸保密信件，挂號信件要分類進行詳細登記。
⑹加強責任心，做好保密工作。不準私拆他人信件，熱情周到為用戶服務。
十八、檔案員崗位職責
⑴認真貫徹執行有關檔案工作的法律、法規和方針政策；建立健全各項規章制度。
⑵負責統一管理本組織的檔案，並按規定向有關部門移交。
⑶負責對物流組織內部各部門的檔案工作進行監督和指導。
⑷負責指導行政文書和業務文書的形成、積累和歸檔工作。
⑸負責定期對已辦理文件的整理、立卷、歸檔工作。
⑹嚴格執行保密法規，辦理檔案材料的借閱手續。
⑺負責過期檔案的銷毀工作。
⑻完成領導交辦的其他工作。
第二節行政管理制度
一、行政辦公紀律管理制度
⑴員工要佩帶員工卡上班。
⑵上班時間員工要堅守工作崗位不能串崗。
⑶上班時間不能看報紙、玩電腦遊戲、打瞌睡或做與工作無關的事情。
⑷辦公桌上應保持整潔，並注意辦公室的安靜。
⑸上班時穿西裝或職業裝，不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，不能在辦公室化妝。
⑹接待來訪和業務洽談應在會議室進行。
⑺不能因私事長期佔用電話，不能因私事撥打長途電活。
⑻未經批准不得隨意上網，不得在電腦上發送私人郵件或上網聊天。未經允許，不要使用其他部門的電腦。
⑼所有電子郵件的發出，必須經部門經理批准，以物流組織的名義發出的郵件須經總經理批准。
⑽未經總經理批准和部門經理授意，不要索取、打印、複印其他部門的資料。
⑾不能遲到、早退，否則酌情罰款。
⑿請假須經部門經理、分管副總經理或經理書面批准，到辦公室備案；如假條未在辦公室及時備案，以曠工論處，扣減工資。
⒀加班必須預先由部門經理批准后再向辦公室申報，凡加班后申報的，辦公室將不予認可，不發加班費。
⒁不論任何原因不得代他人刷卡，否則將被開除。
⒂因工作原因未及時打卡，須及時請部門經理簽字後於次日報辦公室補簽，否則作曠工處理。
⒃在月末統計考勤時，辦公室對任何空白考勤不予補簽，如因故未打卡，要到辦公室及時辦理。
⒄吸煙應該在衛生間或其他規定的場所，否則將被罰款。
⒅請病假如無醫院證明，一律認同為事假，請假條應於事前交辦公室，否則將視為曠工。
⒆因當日外勤而不能回企業打卡的員工，請部門第一負責人在當日8時30分以前統計出名單，由辦公室經辦人打卡。
⒇凡出遠勤達1天以上者，須先填報經領導批准的出差證明單。
21．因故臨時外出，必須請示部門經理；各部門全體外出，必須向總經理辦公室請假。
22．不得將煙灰缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用。
23．無工作需要不要進入總經理辦公室、計算機房、客戶服務中心、檔案室、打字室、財務部以及會議室、接待室。
二、行業管理制度
⑴物流組織在運輸過程中，應注意各項手續齊備，特別是對方應提供的准運證、調運證、生產許可證、經營許可證、衛生許可證、代理批文、商標註冊等各種證件，應在內容上、時間上與實際相符並要有專人負責存檔、保管。物流組織經理要切實負起責任，避免造成損失。一旦出現問題要及時向物流組織經營部彙報。對造成不良影響和經濟損失的要追究其主管經理及當事者的責任。
⑵物流組織在運輸過程中，要嚴格執行有關政策法規。
⑶為有效地保護消費者的合法權益，切實樹立本組織的良好信譽，各運輸公司對所運輸貨物的質量要實行“先行負責制”，避免出現因問題而發生糾紛。
⑷如物流組織運輸的商品涉及到專項管理的，要先向物流中心經營部申報，待手續完備后，方能經營，若違反制度，一經發現，追究其主管經理責任。
⑸企業法人營業執照正本由物流組織總經理辦公室負責懸挂在總經理辦公室牆上；專項商品運輸許可證、衛生許可證的正本、主件由總經理辦公室負責存檔。
⑹企業法人營業執照副本、專營證副本、許可證副本由物流組織經營部歸檔、保存。
⑺各櫃組、各部室因公事需要借用執照副本時，要向物流組織經營部出具蓋有本部門公章的借條，借條內容包括：事由、前往單位借用人簽字，用后要及時送還。
三、辦公室檔案管理制度
1.檔案資料是指物流組織各部門及個人在從事公務活動時所形成的具有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。
2.物流組織需要進行歸檔處理的資料主要有：基建工程項目檔案、文書檔案、財務檔案、業務檔案等。根據有關檔案法規規定，各業務檔案由各職能部門整理、立卷保管，涉及全局性的、綜合性的文書和檔案資料由總經理室立卷歸檔。具體內容包括：
⑴物流組織及各部門召開的專業會議和研討會，包括會議籌備、召開的時間、地點、出席人員、文件資料、會議程序、領導講話、簡報總結等。
⑵各部門專題研究報告、調研資料等。
⑶以物流組織的名義發文。
⑷上級主管單位和行政管理機關的文件。
⑸各種基建施工圖紙、合同。
⑹重要的照片、錄音資料、題字、題詞等。
3.檔案工作實行集中統一管理、分級負責保管的原則，由總經理辦公室主管檔案工作，對物流組織的檔案實行統籌管理，統一調度，並對其他職能部門的檔案管理工作進行監督和指導。
4.立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿，文件和附件，請示和批複一起存放，卷內頁號位置統一。
5.案卷厚度要適中，一般在2厘米左右，超過者可立分卷。
6.根據卷內文件之間的聯繫，進行系統排列，編序號，抄寫案卷題目和案卷封面，確定保管期限，裝訂案卷，編製案卷目錄等。
7.案卷按年份、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管。保管箱上要編上順序號及註明存放案卷年號與卷號。
8.準確做好文件索引，以方便查找。
9.檔案資料的收集、立卷和保管工作由各部門秘書或資料員負責。每天要及時將文件和資料歸檔，以免散失、積壓。
10.確保檔案安全。每年清理一次檔案資料，對檔案材料的數量和保管情況進行檢查，發現問題及時採取措施補救。
11.清查檔案時，對已經失效的檔案按規定進行銷毀。銷毀檔案必須嚴格把握，慎重對待，具體要點如下：
⑴銷毀檔案前要經過認真鑒定，確定要銷毀的檔案要列冊登記。
⑵提出銷毀報告，報物流組織主管領導審批。
⑶銷毀檔案材料要嚴格執行保密規定。
⑷銷毀檔案材料時，必須指派專人監督，以防泄密。
12.檔案管理人員必須認真貫徹有關檔案管理工作的政策、方針、法規。忠於職守，嚴守機密，做好檔案管理工作。對有下列行為之一的，根據情節輕重給予相應的處罰。
⑴將屬於物流組織的檔案據為己有或拒絕將應歸檔的文件資料上交歸檔。
⑵損毀、丟失或者擅自銷毀應保存的檔案。
⑶擅自提供、抄錄、公佈檔案以及應當保密的檔案。
⑷塗改、偽造檔案。
⑸玩忽職守，造成檔案損失。
四、檔案文件借閱管理制度
⑴借閱檔案者，必須先履行登記手續，保密級檔案文件必須經物流組織主管領導批准方能借閱。
⑵案卷只能在檔案室查閱，不能借出，未立卷的文件及資料可以借出。可借出的文件、資料借閱期限不超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續藉手續。
⑶借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、拆散、摘抄、翻印、複印、攝影、轉借或損壞，否則按違反保密法追究當事人的責任。
⑷借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告。
⑸外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批准後方能借閱，但不能帶離檔案室。
⑹外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審核才能帶出。
五、文件管理制度
1．行文工作制度
⑴物流組織內部應注意上下行文的規範化，具體行文要求如下：
◎文字表述準確、簡練、通順，標點使用正確。
◎專題專用，內容明確。
◎符合行文格式要求，行文文號、題目、主管領導批示、內容書寫要符合規範。
⑵以物流組織的名義行文，先由部門承辦人認真領會領導要求，按照行文規範擬稿。經部門經理審閱后，送總經理辦公室核稿並請總經理簽發。
⑶文件簽發后，由總經理辦公室統一編髮文號。
⑷按需要進行打印、複印。打印時應做到無錯漏、文本清晰、排列整齊，打印完畢應通知起草人校對。複印資料，應注意有關保密規定，密級文件需經主管領導簽字批准。
⑸將打印文件蓋章，留一份與原文稿一起存檔。
2．收文工作制度
⑴主管部門發來的文件、各部門參加會議帶回來的文件均屬於收文範圍。屬物流組織領導親收的收文，由總經理室簽收登記，並交收件人親自拆封。
⑵收到文件后應於當日在收文本上登記，寫明文件編號、收文日期、份數、內容提要、來文單位等。
⑶填寫文件傳閱單，附在文件上。
⑷將文件放入文件傳閱夾，交送總經理辦公室主任處。
⑸辦公室主任審閱后，在文件傳閱單上寫明建議並簽字，再請領導批閱。
⑹急件或重要文件，須在第一時間送辦公室主任審閱並簽字，再請領導批閱。
⑺密級文件須交物流組織高層管理人員傳閱，並做好記錄，注意密級文件不得攜離辦公室。
⑻文件返回后要翻閱每份文件傳閱單，檢查高層領導是否有批示。
⑼有批示的按批示辦理，並在傳閱單上註明處理結果及日期，做到傳閱及時，催辦有效，防止積壓誤事。
⑽無批示的文件按類別歸檔。
⑾上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，並辦理相應手續。
3．發文工作制度
⑴以物流組織的名義上報下發的文件，物流組織高級管理層發出的信函均屬於發文範圍。
⑵將需發出的文件在發文登記本上登記，註明時間、發往單位、內容提要及份數。
⑶檢查文件是否加蓋了公章，負責人是否已經簽字。
⑷文件經領導簽發后，須在兩天內發出。
⑸急件用“航空”發出，重要文件需挂號發出。
⑹底稿、正式文稿、批件歸檔，年終統一立卷。
六、印章管理制度
1.物流組織印章的使用應該由總經理室負責進行統一管理。
2.印章刻制。刻制新印章須報主管部門批准；內部各部門刻制新印章，要寫出書面報告，並附上新印章的名稱、式樣、規格，報總經理批准后，方可到有關部門刻制。使用新印章，應確定好時間，並提前向有關單位發出正式啟用新印章的通知。
3.印章使用管理。印章使用要求是：嚴格手續、認真審閱、詳細登記、蓋章正規。
⑴使用印章要履行審批手續，以物流組織的名義對外行文、簽署合同、協議書等須有主管高層領導簽字方可蓋印，介紹信、各類報表、信件須經申請部門經理填寫請印單並由辦公室主任審核後方可蓋印；員工因私開具各種證明，加蓋企業印章，必須書面提出申請並附上有關材料，經部門經理審批后報總經理辦公室批准。
⑵蓋印時要注意印跡清晰、位置合乎要求。
⑶印章使用完畢要做好印章使用記錄，要在印鑒使用登記表上記錄使用項目、內容、時間、經辦人等。
4.印章保管。組織印章(包括行政印章、總經理印章等)由總經理辦公室專人保管。各部門印章也要指定專人專管。所有印章均應保管於保險柜內，以保證安全。未經主管領導批准，印章保管人不得委託他人代管，也不能擅自把印章帶出辦公室使用。
5.印章停用。印章因故停用要按規定進行清理，同時將所有停用印章交到辦公室統一保管，並辦好移交手續，經報總經理批准后，將停用印章存檔或銷毀。
七、介紹信使用管理制度
1.介紹信使用管理統一由總經理室負責。
2.介紹信種類有：
⑴信箋介紹信：在空白信箋上書寫有關內容。
⑵存根介紹信：主要是介紹某人到別處辦事的憑證。存根要歸檔，保存5年。
⑶證明信：以物流組織的名義證明某人身份、經歷的專用書信。
3.開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜由部門領導簽署意見后，報主管高層領導審批。一般事宜須由部門或個人提出申請，由部門領導審閱同意后，由辦公室主任審批。
4.介紹信寫好后，應按有關規定加蓋公章，並做好登記。介紹信上字跡要清晰，公章清晰並蓋在指定位置。
5.嚴禁開出空白介紹信，如特殊情況需要，須經物流組織高層主管領導批准。
八、員工保密紀律制度
1．保密工作是指對可能發生的泄密和竊取活動採取的系列防範措施。
2．保密工作原則：積極防範，突出重點，嚴肅紀律。
3．全體員工應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。
4．文件和資料保密
⑴擬稿
文稿的擬定者應準確定出文稿的密級。
⑵印製
文件統一由行政管理部印製。
⑶複印
複印秘密文件和資料，由主管批准。
⑷遞送
攜帶秘密文件外出，由兩人同行，並包裝密封。
⑸保管
秘密文件由行政管理部統一保管，個人不得保存。如需借閱，由主管批准，並於當天收回。
⑹歸檔
沒有解密的文件和資料存檔時要在扉頁上註明原定密級，並按有關規定執行。
⑺銷毀
按檔案管理的有關規定執行。
5．對外披露信息，按公司規定執行，按下列程序辦理：由部門經理、主管、法律事務處會簽。
6．保密內容按以下三級劃分：
⑴絕密級
◎集團領導的電傳、傳真、書信。
◎非公開的規章制度、計劃、報表及重要文件。
◎集團領導個人情況。
◎正在研究的經營計劃與具體方案。
⑵機密級
◎集團電傳、傳真、合同。
◎生產工藝及指導生產的技術性文件和資料。
◎員工檔案。
◎組織狀況，人員編製。
◎人員任免。
⑶秘密級
集團的經營數據、策劃方案及有損於集團利益的其他事項。
九、憑證管理規定
憑證包括介紹信、工作證、發票等票證。憑證管理，有兩層意思：
1．未蓋公章或專用章的空白憑證，雖然還不具備生效的條件，但仍應嚴格保管好，不得丟失外流。
2．加蓋公章並已具有效力的憑證，更應嚴格保管和使用。
對於憑證的管理，要做到：
⑴嚴格履行驗收手續。
⑵建立憑證文書登記。
⑶選擇保密的地點和堅固的箱櫃，有條不紊地入庫保存。
⑷定期進行檢查，若發現異常情況，要隨時提出處理意見。
⑸嚴格出庫登記。對於有價證券和其他主要憑證，應參照國家規定的管理辦法進行管理。
同時，憑證文書，具有很高的查考價值，大多需要永久保存。因此，一切有關憑證的原件、抄件、存根、複寫件以及文稿、草圖、簽發、資料，都應該及時整理，妥善保存，並按立卷歸檔的規定，隨時分類入卷，定期整理歸檔，不得隨意丟失，更不準自行銷毀。
十、公章使用制度
1．物流組織可以對外使用的公章
企業章、企業業務專用章（辦公室章、人事部章、財務部章、合同專用章等）。
2．企業章使用範圍
⑴以物流組織名義上報總公司的報告和其他文件。
⑵以物流組織名義向上級國家機關，各省、市、自治區黨政機關發出的重要公函和文件。
⑶以物流組織名義與有關同級單位的業務往來、公函文件和聯合發文等。
3．業務專用章使用範圍
⑴辦公室章。以辦公室名義向公司外發出的公函和其他文件、聯繫工作介紹信、刻制印章證明。
⑵人事部章。就有關人事、勞資等方面業務代表公司用章。
⑶財務部章。就有關計劃、財務等方面業務代表公司用章。
⑷合同專用章。以公司名義簽訂的協議、合同和有關會議紀要等。
4．物流組織印章使用手續
⑴企業章、財務章、合同專用章必須經總經理、副總經理或總經理助理批准方可使用。
⑵辦公室章由辦公室主任批准后使用。
⑶使用公章必須事先履行登記手續。
十一、會議管理要點
1．提高會議成效的要點
⑴要嚴格遵守會議的開始時間。
⑵要在開頭就議題的要旨做簡潔的說明。
⑶要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。
⑷在會議進行中要注意的事項。
◎發言內容是否偏離了議題?
◎發言內容是否出於個人的利害?
◎是否全體人員都專心聆聽發言?
◎是否發言者過於集中於某些人?
◎是否有從頭到尾都沒有發過言的人?
◎是否某個人的發言過於冗長?
◎發言的內容是否朝着結論推進?
⑸應當引導在預定時間內做出結論。
⑹在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間。
⑺應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。
⑻應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。
2．會議禁忌事項
⑴發言時不可長篇大論，滔滔不絕。
⑵不可從頭到尾沉默到底。
⑶不可採用不正確的資料。
⑷不要盡談些期待性的預測。
⑸不可進行人身攻擊。
⑹不可打斷他人的發言。
⑺不可不懂裝懂，胡言亂語。
⑻發言不要抽象或概念化。
⑼不可對發言者吹毛求疵。
⑽不要中途離席。
十二、會議管理制度
1．企業級會議：物流組織員工大會、技術人員會以及各種代表大會，應報請總經理辦公室批准后，由各部門分別負責組織召開。
2．專業會議：即整個物流組織範圍內的技術、業務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、運輸調度會、安全工作會等），由分管副總經理批准，主管業務部門負責組織。
3．系統和部門工作會：各部門召開的工作會，由各部門主管決定召開並負責組織。
4．班組會：由各班組長決定並主持召開。
5．上級企業或外單位在我企業召開的會議或業務會，一律由總經理辦公室受理安排，有關業務對口部門協助做好會務工作。
6．例會的安排。為避免會議過多或重複，物流組織正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容組織召開。例行會議安排如下：
⑴行政技術會議。
◎總經理辦公會。研究、部署行政工作，討論決定物流組織的行政工作及其他重大問題。
◎行政事務會。總結評價當月生產、行政工作情況，安排佈置下月工作任務。
◎班組長以上經營管理大會。總結上期工作情況、部署本期工作任務。
◎經營活動分析會。彙報、分析計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進措施，不斷提高物流組織的經濟效益。
◎質量分析會。彙報、總結上月產品質量情況，討論分析質量事故，研究決定質量改進措施。
◎安全工作會。彙報總結前期安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防範措施。
◎技術工作會。彙報、總結當月的技術改造、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃及其完成情況，佈置下月的技術工作任務，研究確定解決有關技術問題的措施方案。
◎生產調度會。調度、平衡生產進度，研究解決各部門不能自行解決的重大問題。
◎部門事務會。檢查、總結、佈置工作。
◎班組會。檢查、總結、佈置工作。
⑵各類代表大會。
◎員工代表大會。
◎部門員工大會。
◎企協會員代表大會。
⑶民主管理會議。
◎管理委員會議。
◎總經理、工會主席聯席會。
◎生產經營管理委員會議。
◎生活福利委員會議。
7．其他會議的安排。凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須於會議召開前10天經分管副總經理批准后，分別報兩辦匯總，並由總經理辦公室統一安排，方可召開。
⑴總經理辦公室每周應將組織例會和各種臨時會議，統一平衡並編製會議計劃，分發到物流組織主要管理人員及有關服務人員。
⑵凡總經理辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，召集單位應提前兩天報請總經理辦公室調整會議計劃。未經總經理辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。
⑶對於準備不充分、重複性或無多大作用的會議，總經理辦公室有權拒絕安排。
⑷對於參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，總經理辦公室有權安排合併召開。
⑸各部門會議的會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應與物流組織例會同期召開，應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。
8．會議主持人和與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、彙報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案，落實會場，安排好座位，備好茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會者等）。
9．參加企業辦公例會的人員無特殊原因不能請假，如請假需經主管—領導批准。
10．有以下原因，副總裁以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開公司辦公例會：
⑴有重要事項需提交企業辦公例會討論決定。
⑵各部門重要業務管理人員的錄用及辭退。
11．會議紀要屬物流組織內部重要文件，具有一定範圍的保密性，未經批准不得外傳。
12．與會人員應知無不言、集思廣益，一經會議決定之事，應按期完成。
13．與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動，不得使用手機、傳呼機。
十三、會議室、接待室使用管理制度
⑴會議室、接待室是物流組織舉行會議、接待客戶的場所，為加強管理，規範會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環境，特制定管理制度。
⑵物流組織所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。
⑶各部門如需使用會議室，要提前到總經理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統一安排。
⑷接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。
⑸任何員工不得隨便移動會議室、接待室的傢具及物品。
⑹任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
⑺任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜誌等資料。
⑻愛護接待室、會議室的設施。
⑼會議結束，要整理會場，保持清潔，並去辦公室辦理交接手續。
十四、辦公用品管理制度
（一）辦公物品採購制度
1.所有辦公用品的購買，都應由辦公用品管理員統一負責。
2.根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向辦公用品管理室經理報告，確定訂購數量。如果辦公印刷製品需要調整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化，也一併向主管經理提出。
調整印刷製品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經企劃部門審核確定大致的規格、紙張質地與數量，然後到專門商店採購，選購價格合適、格式相近的印刷製品。
3.在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
4.在各部門申請的辦公用品中，如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經辦公用品管理部門確認后，直接向有關商店訂購。
5.按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。
6.所訂購辦公用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然後，在訂購進度控制卡上做好登記，寫明到貨日期、數量等等。
7.收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經主管簽字蓋章，作好登記，轉交出納室負責支付或結算。
8.辦公用品原則上由總公司統一採購、分發給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下就近採購。在這種情況下，辦公用品管理部門有權進行審核，並且把審核結果連同申請書一起交付監督檢查部門保存，以作為日後使用情況報告書的審核與檢查依據。
（二）辦公物品的申請、分發領用及報廢處理制度
9.各部門的申請書必須一式兩份，一份用於分發辦公用品，另一份用於分發領用用品台賬登記。在申請書上要寫明所要物品、數量與單價金額。
⑴接到各部門的申請書(兩份)之後，有關人員要進行核對，並在申請受理冊上做好登記，寫上申請日期、申請部門、用品規格與名稱，以及數量，然後再填寫一份用品分發傳票給發送室。
⑵發送室進行核對后，把申請的全部用品備齊，分發給各部門。
⑶用品分發后做好登記，寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書，轉交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為用品分發通知，連同分發物品一起返回各部門。
10.對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。
（三）辦公物品的保管制度
11.所有入庫辦公用品，都必須一一填寫台賬。
12.必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要採取防蟲等保全措施。
13.辦公用品倉庫一年盤點兩次。盤點工作由管理室主任負責。盤點要求做到賬物一致，如果不一致，必須查找原因，然後調整台賬，使兩者一致。
14.印刷製品與各種用紙的管理比照盤存的台賬為基準，對領用的數量隨時進行記錄並進行加減，計算出余量。一旦一批消耗品用完，立即寫報告遞交辦公用品管理室主任。
15.必須對物流中心各部門所擁有的辦公日用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷製品作出調查。調查方式是，每月5日對前一月領用量、使用量以及余量作出統計，向上報告。辦公用品管理室對報告進行核對，檢查各部門所統計的數據是否與倉庫的各部門領用台賬中的記錄相一致。最後把報告分部門進行編輯保存。
（四）對辦公物品使用的監督與調查制度
16.對物流中心各部門進行監督調查的內容包括：
⑴核對用品領用傳票與用品台賬。
⑵核對用品申請書與實際使用情況。
⑶核對用品領用台賬與實際用品台賬。
⑷核對收支傳票與用品實物台賬。
⑸核對支付傳票與送貨單據。
十五、辦公物品管理制度
⑴物流組織行政管理部負責物流中心辦公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的採購、保管與發放，電腦及附屬設備的購置與管理，由信息管理部設專人負責。
⑵物流組織各部門將所需辦公用品提前半個月報至行政管理部，行政管理部根據實際用量和庫存情況制定購置計劃，經總裁批准后購置。
⑶特需辦公用品、低值易耗品和通信設備，須經主管總裁批准，由行政管理部負責購置，然後記人備品保管賬目。
⑷備品發放採取定期發放制度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理。
⑸備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據《入庫單》嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價是否與進貨相符，按手續驗收入庫，登記上賬。未辦入庫手續，財務一律不予報銷。
⑹備品保管實行“三清、兩齊、三一致”，即材料清、賬目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。
⑺做好出庫管理。在日清月結的條件下，月末必須對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算。
⑻各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償。
⑼行政管理部負責收回物流組織調離人員的辦公用品和物品。
⑽行政管理部建立物流組織固定資產總賬，對每件物品要進行編號，每年進行一次普查。
十六、工作服管理制度
⑴行政部根據物流組織的要求負責聯繫工作服的選料製作、發放與保管。
⑵為防止冒領和丟失。發放工作服時，要手續齊全，填制領存卡。
⑶員工領用工作服后，個人保管。要保持其整潔，完好，不得私自改制式樣、裝飾。
⑷員工工作服由物流中心按規定時間統一清洗。辦公室人員每季洗一次；一線員工兩月洗一次。
⑸員工內部調動，經勞動人事部審批后，領用新崗位工作服。
⑹因個人原因損壞工作服，在照價賠償后，補領新工作服。
⑺員工調出物流中心，按一定標準折價收款，工作服不再收回。
十七、包裝物品回收管理制度
⑴對於廢舊的包裝物品，應該由物流組織行政部統一回收，各部門不得自行對外處理。
⑵物流組織各部門在拆箱或開包時，要盡量保持包裝物完好，要指定專人負責。廢舊包裝物品應及時送到行政部指定存放地點。
⑶行政部設專人管理，回收的包裝物要按類型、規格碼放整齊，必要時要進行加工處理，及時聯繫回收單位，做好防火、防雨工作。
⑷對外處理廢舊包裝物品要堅持儘可能多收益的原則。收入根據物流組織有關規定除上交財審部外，其餘部分獎勵上交單位和行政部。
⑸回收工作做得好的單位，由行政部報請物流組織可對其進行表揚或獎勵。
⑹回收工作中行政部與各部門之間要做好登記工作。
第三節物流行政管理常用表格
一、總經理日程安排表
日期
時間
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
星期日
8：30
10：00
11：00
12：00
13：00
14：00
15：00
16：00
17：00
18：00
19：00
二、公文送件登記表
日期發送部門、單位發文類型件數文號發件機關或收件人收件人蓋章
三、收文登記表
日期收文號文件標題來文單位來文號密級份數處理情況
四、發文登記表
文件號文件標題籤發人擬稿部門密級印數餘存登記日期發出日期備註
五、文件登記表
文件類別文件編號文件名稱版本頁數日期備註
六、重要文件收發記錄表
序號收文字號來文單位類別事由附件收文日期處理說明
七、員工休假情況表
姓名是否在班是否緊急休假時間（含出差）休假地點備註
八、年度例行事務會議安排表
活動名稱日期內容承辦部門
負責人聯繫人
年初致詞
新年據會
創立紀念日
新員工計劃
就職典禮
新員工培訓
團體活動
員工旅遊
年度計劃
備註事項：
九、使用會議室申請表
日期時間會議名稱主持人地點人數備註
申請部門管理部門
名稱填表人主管責任人事務主管副經理
十、會議登記表
會議名稱時間地點主席與會人數會次主要討論事項
十一、會議通知單
召開部門召集人
開會日期時間
會議地點
會議內容
參加人員
擬交費用
準備資料
備註
十二、會議議程表
××會議討論進程年月日
序號程序主持人時間情況備註
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
十三、會議記錄表
時間：
地點：
名稱：
主持人：
參會人員：
記錄：
出席人員：
主持人報告：
討論事項及結論：
備註
十四、會議決議事項實施管理表
決定事項是否同意
部門執行負責人實施目標評價
實施部門每月執行檢查表
月實施目標評價月實施目標評價
17
28
39
410
511
612
十五、員工獎懲情況登記表
員工
編號姓名獎懲事項及文號統計
警告記過記大過獎勵記功記大功
十六、交辦事項登記簿
交辦編號交辦項目交辦主管經辦
部門完成逾期原因處理結果其他事項內容及編號
日月預定實際
月日月日
十七、內部業務往來便箋
□指示□通知□協調
□請求□報告□協辦
發出部門：日期年月日
接收部門：□請回復□請歸檔
標題：
內容：1.
2.
3.
4.
5
6.
7.
8.
9.
10.
11
12
13
14
15
十八、內部複印文件登記表
序號日期文件名稱原稿頁數紙張複印人使用部門備註
A3A4B4B5合計
十九、內部機密文件保管登記表
存檔日期文件編號內容概要經手部門檔號預定保存期限份數備註
副本影本
二十、報廢文件處理記錄表
序號文件名稱份數頁數文件原本編號編號
二十一、存檔文件登記表
序號文件名稱文件編號份數頁數存檔時間文件版本編碼備註
二十二、內部文件借閱登記表
序號文件名稱文件編號借閱人數量借閱時間歸還時間歸還人
二十三、辦公用品需求計劃表（物流制度532頁）
二十四、辦公用品請購表（物流制度533頁）
二十五、辦公用品領取登記表（物流制度536頁）
二十六、辦公用品消耗統計表（物流制度538頁）
二十七、辦公用品盤存登記表（物流制度539頁）
第四十一章物流組織人力資源管理規範
第一節物流人力資源管理概述
一般物流相關工作可分為行車理貨人員、後勤人員、保管人員和信息管理人員四類。
一、行車理貨人員
所謂行車理貨人員包括大、小貨車、拖車、聯絡車司機、隨車作業人員。行車理貨人員代表公司，猶如一面鏡子，反映出公司的物流服務品質，對公司的聲譽影響很大，所以配送人員的服裝儀容、態度修養、專業知識均給客戶，甚至消費者深刻的印象。
行車理貨人員和後面將要介紹的保管人員，即一般物流業者所稱的現場作業人員，構成了物流的核心業務。現場作業人員的人力市場特性如下：
⑴勞動力密集
物流業有密集產業之稱，由於現場作業人員的工作時間長，另外，作業過程中，從商品驗收、保管、庫內設備養護、商品揀取、流通加工、採購等等都需要依賴人力來完成，所以，物流業可稱為勞動密集產業。
⑵強調服務
雖然在整個物流作業中強調人員的辛勞，但由於具有服務業的特質，需要與客戶接觸，所以，對於服務人員或行車人員的外表儀態、服務態度等等，都要加以訓練，以提高人員素質，提升服務品質。
⑶具備相關專業知識
在物流現場作業中，其對於商品特性、機械的操作，都要有足夠的專業知識，以應付作業流程的需要。例如，行車理貨人員需具有職業駕照。
⑷人員流動率高
由於現場人員的工作時間長、風險大、環境差、耗體力等等，造成人員流動率偏高的現象；另外，也由於該工作的社會地位不高，所以人員的流動率也因而較高。
二、後勤支援人員
後勤支援人員，主要包括行政管理、車輛保養、財務會計及賬務處理人員（見表41-1）。其在人力市場的特性如下：
表41-1後勤支援人員人力市場特性
行政管理人員車輛保養人員財務會計人員賬務處理人員
工作內容公司勞保、健保業務；人事資料之登錄、整理、更新與統計工作；文件之公告與歸檔；文書收發、處理、檔案管理；員工薪資之核對；電話、信件處理；公司文具購置；財產管理、維修；繳納各種稅費、水電費；員工制服採購與發放。車輛保養；車輛噴漆；領牌驗車；保養費填寫校對。與銀行業務接洽事項；薪資核發處理；會計決算、申報；製作每月資產負債表及損益表；開立應付票據；整理核對發票；整理憑證、開立傳票及登賬；申報營業稅；申報各類所得；成本會計登賬；一般會計賬登賬；應收賬款之收款及結轉；出納業務。配送、入庫、運輸賬務處理、客戶單據之核對、評估、簽收與運費計算、倉租、卸櫃、流通加工、理貨費賬務處理。
工作時間正常上班時間。正常上班時間。正常上班時間。正常上班時間。
資格條件良好溝通協調能力，品德佳，具有汽車、機動車駕照。簡易修車技術。具備會計基礎、會操作電腦統計軟件。熟悉電腦文書處理、略具會計基礎。
⑴了解物流作業流程
由於管理人員必須對物流作業負有管理監督的責任，所以，管理人員首先要充分了解從運輸入庫、裝卸、倉儲保管、理(揀)貨、包裝、流通加工、調派車輛、配送、出貨等等作業流程。
⑵了解管理知識
由於管理階層人員的工作包括物流經營管理與物流策略的制訂，所以，管理人員需具備相關的管理知識及經驗，而且要不斷地充實自己，以提高對不同的物流問題的解決能力、未來策略的規劃能力等工作的能力。
三、保管作業人員
保管作業人員通常包括進貨人員、出貨人員、退貨人員、揀貨作業人員、流通加工人員、卸櫃搬運人員、商品驗收人員等。在工作環境上，上述作業人員會花費較多時間在儲運區處理貨品。一般而言，為配合日、夜配送出車和拆櫃卸貨，保管作業通常分為二或三班制，24小時運作。保管作業人員人力市場特性可參見表41-2。
表41-2物流業現場作業一覽表
保管作業人員行車理貨人員
工作內容進、出貨作業；卸櫃；倉庫貨物之揀取；每日倉庫貨物盤點；貨品之安全維護；流通加工。駕駛車輛或隨車執行配送貨物等相關作業。
工作時間大多為正常上班，偶爾需配合客戶進行出、入貨或盤點而機動調整。上班時間因出貨量的多少而有所變化。
資格條件作業、管理人員需高中畢業，管理者還需兩年以上倉儲實務經驗，具備物流概念，取得堆高機執照，會操作拖板車。高中以上，有物流概念，會操作堆高機拖板車，備有職業駕照，具兩年以上駕駛實務經驗，品行端正，且勤勞肯學習者。
四、信息管理人員
掌握時效就能掌握商機，物流業打的是一場速度的戰爭。目前商品價格變化迅速，今天就需全盤分析昨日的市場信息，適時推出促銷活動。信息化在物流中心扮演的角色越顯重要。
目前零售店店面都在盡量減少庫存，而靠信息化掌握進貨的時效；同時物流中心的庫存量及種類都要合適，才能避免投入過多的資金，並滿足客戶需求。因此，物流業所需要的信息管理人員不僅包括程序開發設計、維護，更需要分析與處理情報人才。負責這類工作者，將來可提升為產品、通路或內部管理的顧問階層。信息人員在一般公司任職比在電腦公司較能了解人事、財務等其他部門，他們也可朝物流業界的方向邁進。各類信息管理人員的工作內容及資格條件等人力市場特性可參見表41-3。
表41-3信息管理人員人力市場特性
系統分析師程序設計師系統程序師操作管理員資料管理員行政管理員
工作內容設計電腦作業流程；設計代碼；建立系統測試規範標準；驗收作業系統程式；進行系統評估與改進工作；撰寫操作手冊；執行相關業務之教育訓練工作。程序設計；程序有關文件處理；協助系統分析師處理有關係統業務；準備測試資料；測試、修改、維護及保管程序；系統的維護、改進工作；操作命令的執行。作業系統的建立與更換；操作員的訓練；系統程序的維護與管理；協助系統分析師、程序設計師解決機器及程序有關的問題；網絡通信系統的建立、維護及管理。準備機房作業用品；打印與整理報表；電腦耗材的申請、管理、保養；待修電腦設備的送修處理；存檔媒體的管理；協助系統程序師處理有關業務。安排作業日程，協調應用系統作業時間；搜集整理資料，並登錄、核對原始數據相關資料；查驗輸出報表；統計分析各項作業狀況，隨時檢討與改進。申請預算經費；操作、使用手冊的製作與印發；安排電腦化會議有關事項；舉辦資訊中心業務檢討會；協助資料管理師處理有關業務。
時間工作正常上班時間。正常上班時間。正常上班時間。正常上班時間。正常上班時間。正常上班時間。
資格條件系統分析與設計、程序設計與網絡相關知識。程序設計、系統分析。程序設計、系統分析。軟件程序實際經驗、系統分析與硬件維修經驗。文書處理軟件、文件管理與分類。文書處理軟件、文件管理與分類。
第二節人員招聘管理規範
一、人員招聘管理概述
⑴當組織擴張、人員離職、短期需求或為培育幹部以備所需的人力需求量確定后，招聘與任用的程序即開始。招聘是找尋的適當方法，讓有意的人員來應徵的過程。招聘的結果為用人部門填補適任人員達到適才適所。
⑵一般公司的任用程序是：部門提出用人申請、人事單位進行招聘作業、面談、確認證明文件、試用、正式任用。而人事單位在任用前，即應準備妥該職工的工作說明書，且不同的人力需求要選擇不同的招聘方式並安排面試的人員與場所。
二、招聘方式比較（詳見表41-4）
不同職位的人力招聘往往難易不同，且招聘與任用成本也往往不同，所以物流中心的人力資源招聘與任用方式、條件也各異。
表41-4招聘方法比較
招聘方法相對成本相對時間
內部公告登記低短
員工介紹低視情況而定
公開市場招聘低短
建立人才庫低中度
刊登廣告視媒體與市場情況視情況而定
毛遂自薦低短
校園徵才中長
公共職業介紹機構低視情況而定
私營職業介紹機構中高視情況而定
高級人力中介公司高視情況而定
職業訓練所低中度
駕駛訓練班低中度
三、目前的職業市場可供搜集的資料
⑴物流中心的人力屬性差異比一般行業為高，一般基層員工如輸配送人員、倉庫作業人員、辦事員等其同質性也不同。當前消費性服務業正不斷成長着，屬勞務型服務業的物流中心的人力短缺越來越嚴重，更不用說能從就業市場迅速且低成本地招聘到所需求的員工，這項難題，確實要依賴職業訓練制度的落實與發展。
⑵所以，要收集官方、非官方的還有物流軟硬件與開發商的信息。
四、招聘應參考的政府法規
⑴人事單位於本職崗位上，應詳細研讀有關人事招聘任用方面的政府法規，比如勞動法、民法。
⑵對臨時人員或實習生更應說明招聘與任用制度。
五、組織招聘工作的評價與改善
⑴人事單位應定期與用人單位檢討其招聘的方法，並分析人力的來源，就每階段的招聘成本、應徵率、任用率作檢查，以期做到徵求的對象即是所想要的人選。
⑵因此有效的員工招聘工作，對於企業組織有絕對的貢獻，因其可協助經營者選出最能勝任這項工作的人才，也可了解在進行招聘過程中，應徵者是否有誠意接受該工作，其結果是組織能“用對人、留住人”。
六、任用策略
⑴按照公司的目標。物流業在未來是可預期發展的產業，所以應考慮公司中長期的擴展需求，培育適當人才。
⑵公司營運型態。物流中心應因組織的功能差異任用相應人員以是否任用有經驗者為例，不同的物流中心營運形態就有個別的偏好需求。
⑶組織的企業變化。不論任用的人是外選或內升，必須對組織整體的企業變化作評估。
七、任用的類別
⑴編製人員。依職務的編製任用。
⑵定期契約人員。物流中心內以輸配送的司機為主，這項任用必須注意日常的管理，以確保服務品質的水準，所以常制定雙方認可的契約。
⑶臨時人員。是組織因為應付高峰的作業或為降低人力成本而聘用的。
八、任用人員報到前應注意事項
⑴確定職稱、薪資、福利組合，應遵循一定程序，以免人員到職后，發現公司所支付的與面談者所承諾的，或其所期望的有所差距，而造成困擾。
⑵確認任用人員各項資料的正確性。對於關鍵職務人員的作用，其資格的確認是絕對必要的，如學歷證件、相關執照、身體檢查表等，人事單位應於一定期間內完成核對手續，才能繼續試用。
⑶員工報到后應填寫繳交人事資料表、照片、身份證、各類證照複印件（如駕照、畢業證書、檢定合格文件等）並分類存檔。
九、物流組織的招聘與任用
招聘任用程序包括：
⑴人力申請單。
⑵面談記錄表。
⑶試用評核表。
⑷人事資料表四類基本表單。
第三節薪酬管理規範
一、影響薪資制度的因素
⑴企業本身策略與財務狀況
薪資是大多數企業的主要營運成本，在物流中心中還沒有大規模使用自動化設備的情況下，更需投入大量的人力。所以要想增加企業的利潤，加強人力資源的管理是必要的，當然，如何在不影響生產力與服務品質的前提下，有效削減人事成本非常重要。而這一目標能否達成，在於薪資管理等是否能有效激勵員工而定，即薪資制度應以激勵員工為策略理念來進行設計。
物流中心的人力結構和用人政策，如僱用專職、兼職人員比例，或車隊結構（公司自有車、外車），和車隊管理政策，都對薪資的擬定有所影響。
另外，在獲利良好、穩定增長的財務結構下，薪資制度的設計可加上較多的獎金髮放，以激勵員工。
⑵同業競爭者的薪資水準
物流中心的人力編製大約分為管理職位與作業職位，作業職位約佔物流中心所有人力85%以上。影響人力安定的因素如果以近代的激勵理論分析，則物流中心的作業人員對薪資的認知需求與滿意程度是與流動率相關。因此，如何致力於設計與競爭者間“同工同酬”的薪資制度，是值得參考的。
⑶企業營運績效
物流中心的營業收入大都以運費、保管等項目為主。若不涉及銷售業務，則體系內的物流服務營運系統將以降低成本、提高後勤支援能力為方針，薪資制度較不受景氣衰退影響；若為開放型的物流服務，則薪資制度的獎酬與企業的營運績效是明顯關聯的。
二、薪資制度的決定程序
薪資制度的調整，不論是基本結構的變動或僅為金額幅度的調升或調整，都成為實行人力資源管理的目的。有關薪資制度的決定程序、作法可由人事部主管，並按圖41-1步驟進行。
插入圖（物流經營管理294頁）
圖41-1薪資制度決定程序
三、薪資結構與管理
支付員工薪資的基礎有兩種：時間與產出量。純粹薪資是根據工作時間的長短給付報酬，而獎勵計劃則是按產出量的多少給付報酬（包括計件制與傭金制）。然而，在何種情況下，該按時間或產出量給付報酬?說明如表41-5所示。
表41-5支付員工薪資基礎比較表
採用獎勵計劃以時間為薪金基礎
產出量容易衡量難以衡量
員工對於產出量的控制可以控制無從控制
努力/獎勵之間的關係明確不明確
工作延遲在員工的控制中超載員工的控制
品質不太重要重要
工作量與監督程度是否需要經過雙方協議否是
必須知道精確的人力成本以維持競爭力是否
由以上可知，薪資計劃有底薪制與傭金制二種。在底薪制度下，員工支領固定薪水，有時也有紅利、業務競賽獎金等。如果公司主要目的在於讓這些業務人員從事任務性的工作(如尋找潛在客戶)或服務性工作，則底薪制就可以有很好的效果。底薪制有幾項優點：第一，員工能預先知道自己的收入，僱主的人事費用固定而可預測，其次，指派員工任務時，爭論的情形較少，而且有較高的忠誠度。第三、底薪制可鼓勵員工開發長期客戶。
所謂傭金制，就是員工的收入完全視業績而定。傭金制有若干優點：員工受到的獎勵最大；人事費用與業務量成正比，並非固定；同時此一制度容易了解與計算。但是傭金制也有缺點，員工只重視眼前銷售及數量大的產品項目，通常會忽略了開發有潛力的客戶或較難推銷的產品；每位員工的收入可能有很大的起伏，這也使他們有不公平的感覺；更為嚴重的是，員工往往忽略非銷售性的職責，例如提供服務給小客戶；此外，員工的收入隨着業務的季節性變化，而有很大的波動。
大多數公司採取底薪加傭金的混合制，混合制不但具有底薪制和傭金制的優點，也沿襲了后兩種的缺點。員工有一部分的固定收入，因此其家庭生活受到某一程度的保障。此外，公司較能引導員工的活動，因為公司可以明示底薪部分是為了員工提供了哪些服務而支付的；至於傭金部分，則是對於優良業績的一種獎勵。
然而，因底薪部分與績效無關，等於減少了一部分的獎勵作用。混合制也可能變得複雜，使業務員產生誤解。因為大多數的混合制並不只是“底薪加混合”制度那麼簡單，所以產生的問題並不單純。
對物流產業而言，員工每月所領到的薪資會因工作、出勤情形的不同而有差異。一般而言，薪資可根據出勤時間來計算的，以行政職位居多；以工作品質或數量來計算者，以作業職位居多。前者如底薪、加班費；後者如目標達成獎金、效率獎金等。
四、薪資說明
物流中心的薪資若按管理職位、作業職位分，其結構約略說明如下：
1．管理職位
⑴基本薪資：基本薪資可按學歷、經驗、職務設計。這項中較大的難題在不同的級距點數較難衡量管理人員的績效、經驗及潛在的能力。
⑵福利及津貼：如交通、貸款、保險、專業技術等。
⑶績效獎金：如月、季、年中、年終等獎金，視公司和個人績效發放。
2．作業職位
⑴基本薪資：基本薪資可依職務、經驗、學歷設計。
⑵福利及津貼：如貸款、保險、駕駛、堆高機操作等津貼。
⑶績效獎金：里程獎金、目標達成獎金、回程載貨獎金、倉庫作業獎金、卸櫃獎金、加班費。
一般而言，作業職位的固定薪資與變動薪資的比例以4∶6為佳。薪資管理應視員工的貢獻度設定，而在制定時，更應考慮整個市場的成長情況或競爭現狀，當公司利潤成長20%時，應注意同行的利潤是否都成長了30%，才能真切掌握實際的經營績效。