25．提倡有效開會(2)

▲自己如何才能知道大家正在探討的問題是正確的？他們接下來提出的問題和建議有什麼不同？▲自己如何才能掌控大家，怎樣才能真正地知道是意見一致，比如：他們是否會一致同意做什麼，或不同意做什麼。▲誰的行為能夠在會議上改變是最為要緊的事。如果能夠改變，你將會看到或聽到什麼現象？從而以此來確定他的態度及行為正在改變。會主持會議的人，在開會前就對行為上的成功或失敗的情形了如指掌。不過他們不會讓自己的看法複雜化，只將注意力放在一兩件主要的事情上。其次，就是對行為的結果是否成功有個正確的界定。▲為何要召開這個會議？會議結束時必須達成什麼目的？要是不召集這些人開會，那就有什麼任務不能完成？也就是企業內常說的話，你可以做到什麼事情？▲這個會議之後，人們的談話將會如何改變？大家將對什麼問題展開談論以及他們將會如何談論這些事情？人們通過與他人談話，而改變他們的決定、優先順序乃至於行動。因此，在會議之後人們談話的內容如何改變，是自己的會議是否有結果的重要標誌之一。第四步驟，在會議開始之際，就搞清楚行為的成功與結果的成功。這個做起來很簡單，用輕描淡寫的三句話或更少的話即可，這些話可以用口頭表達，也可以寫在紙上，但必須做到清楚明確、簡潔扼要。第五步驟，表示自己對會議的熱情。不管會議的細節出錯與否，自己都必須保證熱情洋溢，因為熱情可以對會議細節的錯誤有所幫助。向所有的成員表達清楚，一旦聽到眾人對某事展開談論時，或團隊達成整體的目標時，自己會興奮異常，並且很熱情地希望大家來參加會議。儘管會議規劃最困難的就是細節，但給人印象深刻的會議，都是那些領導人真正要我們參加的會議，以及真正關心在會議中達成什麼目的的會議。