會議

在一次橄欖球比賽中，當美國專欄作家及電台播音員喬治·威爾注意到參賽選手們又一次聚集在一起商討比賽戰術時，不無嘲諷地說：“橄欖球比賽是由美國人生活當中最糟糕的兩件事組成的——暴力以及委員會議。”在北美洲，每天大概要召開兩千萬次商務會議。

大多數人都害怕開會，因為開會不能產生出任何價值。但是為了使團隊更加有效地運作，人們需要經常開會，以便互通信息、解決出現的問題、做出決定並且制定改進計劃。

學習組織重大會議，不但能夠使你成為天生的團隊領導者，而且可以使你贏得所有與會者的不盡感激！

你可以參考下面的建議，提高會議的效率：在會議召開之前：考慮清楚是否有必要召開會議，或者除了開會之外，還有沒有更好、更容易實現目標的辦法。

制定詳細的會議議程。你的會議計劃應該明確寫出召開會議的目的，會議內容，會議時間長度以及會議程序。

只邀請關鍵人物參加會議。如果你邀請了那些對會議內容不感興趣或者不理解的人來開會，他們很可能會把話題扯遠或者拖延會議進程。

提前幾天將會議議程散發給與會者，以便給他們留出準備時間。提前預定會議室，並確保會議室中配有全部所需設備。

在召開會議時：有組織地召開會議。讓一位與會者計時，一位做會議記錄，另一位把會議要點記在活動挂圖上。

向與會者說明會議的目標、時間長度和程序，並徵求他們的意見，在這些內容上達成一致。

根據會議議程上列出的內容，逐項進行會議。確保在完成一項內容之後，再進行下面的項目。

鼓勵與會者每次只把精力集中在一個議題上。確立基本的會議行為守則，尤其是當會議內容可能會引起與會者的熱情或者爭議時。

比如，你可以在會議守則中規定：參加會議的人必須－傾聽他人的意見；－尊重所有人的觀點；－讓每個人都有機會表達自己的觀點；－通過會議達成一致意見，並做出決定。

把上面這些會議基本守則張貼在會議室中，使參加會議的每個人都能看到。

必要的話，可以指定一名與會者做

“警衛官”，幫助你監督會議基本守則的執行情況。明確會議的議題。

如果有人談論與議題無關的話，你應該提醒他們會議的目的是什麼。根據會議時間的長短，必要的話，可以把議程上的某項內容放到下次會議中討論，或者放到本次會議結尾時再討論。

最好要等到在談及有關問題時，再向與會者分發具有支持性的文件材料。

如果你在會議的開始向與會者分發材料，他們很可能會在討論其他內容時閱讀這些材料，從而無法集中注意力。

調動每一位與會者的積極性。確保每個人都有機會參與討論，會議的發言權不能被個別人壟斷。

提問大量的問題，確保會議順利地進行。比如，你可以提問：－大家覺得怎麼樣？

－會議議程中的下一項內容是什麼？－有人對此持不同意見嗎？－我們可以進行下面一項內容了嗎？

－大家都同意這樣嗎？－我們還有多少剩餘時間？－我們應該如何處理這個問題？

在結束會議之前，確保對每一項決定都已經做出了行動部署。請與會者明確完成每項任務的具體截止日期。

要注意，“儘早完成”的說法是不合適的，因為這不是一個具體的日期——而只是含糊說明了這項任務會在以後的某個時間完成。

在會議結束時，總結會議的主要內容以及達成的決議，這樣每個參加會議的人都會明確會議的決議。

在會議召開之後：給每位與會者發送一份會議記錄。同時，你也可以把會議記錄張貼在網絡中的公共留言板上，以便讓其他人都能看到。

如果某位與會者在會議上答應採取必要的行動，可以在給他的那份會議記錄中重點標出他應該擔負的責任。

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